Büro auf Zeit – flexibel und mobil
Flexibel und mobil zu arbeiten, das sind Punkte, die in der heutigen, modernen Geschäftswelt eine Rolle spielen. So ist es wichtig, dass die Arbeitsweise entsprechend an die Herausforderungen angepasst wird. Dies beginnt bereits bei der Wahl der Räumlichkeiten und so stellt sich die Frage, welches Konzept am besten geeignet ist: Einzelbüro, Coworking Space oder vielleicht auch eine Bürogemeinschaft.
Wenn es kein festes Büro sein soll, so heißt die Lösung: das Büro auf Zeit. Gerade für Start-ups und Existenzgründer eine lohnende Alternative zu Mietbüros, die zum Teil horrende monatliche Kosten verschlingen. Doch, was bedeutet Büro auf Zeit eigentlich, wo liegen die Vorteile und was gibt es noch zu beachten? Hier erhältst du Antworten auf die wichtigsten Fragen.
Das sind die Zielgruppen für Büros auf Zeit
- Freiberufler, Kreative und Freelancer
- Selbstständige und Unternehmen
- Firmen, welche die Auslastungsspitzen auffangen wollen
- Start-ups und Existenzgründer
- Agenturen aus verschiedenen Branchen
Angebote im Business Center – was heißt das?
Bei einem Business Center handelt es sich um eine gewerbliche Vermietung von Büroräumlichkeiten, die sich in einem Gebäude oder auch ganzen Gebäudekomplexen befinden. Meist werden flexible Laufzeiten angeboten und die nötige Infrastruktur ist vor Ort vorhanden - perfekt für ein Büro auf Zeit. Ein weiterer, wichtiger Punkt ist, dass auf dem Briefkopf eine repräsentative Geschäftsadresse genannt werden kann. Gerade für Existenzgründer oder Unternehmen, die noch am Anfang ihrer Laufbahn stehen, eine lohnende, günstige Alternative zu einem fixen Büro auf Langzeitmiete.
Wann lohnt sich ein Büro auf Zeit?
Ein Büro auf Zeit ist beispielsweise in der Anfangszeit empfehlenswert, wenn der finanzielle Spielrahmen noch etwas limitiert ist. So lässt sich für einen kleinen Betrag eine Bürofläche in einer repräsentativen Lage anmieten. Anschaffungskosten für Ausstattung und Büromöbel entfallen ebenfalls, was für eine zusätzliche, finanzielle Erleichterung sorgt.
Büroflächen, die auf Zeit gemietet werden, sind aber auch für Selbstständige geeignet, die schon lange in ihrer Branche tätig sind. Dies gilt beispielsweise dann, wenn zu einem Großteil Home Office betrieben wird und ein Büro für Kundenkontakte gesucht wird.
Welche Kriterien sind bei der Suche nach Büros auf Zeit wichtig?
Bei Büroflächen, die auf Zeit gemietet werden, ist natürlich unter anderem die Lage entscheidend. Diese sollte zentral und gleichzeitig repräsentativ sein. Wichtige Faktoren in diesem Zusammenhang sind:
- Parkplatzmöglichkeiten vor Ort
- Anzahl der Büroräumlichkeiten
- Anbindung an das öffentliche Nahverkehrsnetz
Die technische Infrastruktur, die vor Ort zur Verfügung steht, spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. So sind beispielsweise meistens Drucker, Kopierer oder auch Scanner in den Büroräumlichkeiten vorhanden. Die Vertragsgestaltung sollte zu den individuellen Bedürfnissen passen. So stehen beispielsweise folgende Varianten zur Auswahl:
- stundenweise Miete der Büroräumlichkeiten
- tageweise Anmietung
- Miete der Räume für einen oder mehrere Monate
Du hast die Wahl zwischen Einzel- und Gruppenbüros. Diese unterscheiden sich noch hinsichtlich Größe und Ausstattung:
- Minibüro: Platz für Schreibtisch und meist noch abschließbaren Rollcontainer
- Einzelbüro oder Ein-Mann-Büro: ruhige Arbeitsatmosphäre – ideal auch für vertrauliche Gespräche
- Mehrpersonenbüro: mehrere Arbeitsplätze in einem Raum – ideale Voraussetzungen für Networking
- Kombibüro: eine Mischung aus einzelnen Büros und gemeinschaftlich genutzten Bereichen – Konzentration und Teamarbeit werden gefördert
Was sind die Vorteile von Büros auf Zeit?
- flexible Zeiteinteilung dank variabler Mietverträge
- produktives, kreatives Arbeiten wird gefördert
- in verkehrsgünstiger Lage
- gemütliche Atmosphäre
- Gelegenheit zu Networking
Und wie sieht es mit den Nachteilen von Büro auf Zeit aus?
Natürlich ist es in Büroräumlichkeiten auf Zeit oft so, dass ein etwas höherer Geräuschpegel als in einem eigenen Büro herrscht. Handelt es sich dann noch um einen flexiblen Schreibtisch, dann ist oft ein gutes Organisationstalent gefragt. Wechseln die Räumlichkeiten auch noch adressentechnisch, wird die Einrichtung einer fixen Geschäftsadresse notwendig.
Büro mieten vs. Büro auf Zeit – wie sehen die preislichen Unterschiede aus?
Im Vergleich zu Büros mit festem Mietvertrag sind Büros auf Zeit deutlich günstiger. Dies macht dieses Modell so attraktiv für Start-ups und Existenzgründer. Eine weitere finanzielle Einsparung ergibt sich, da in den Zeitmodellen die technische Ausstattung bereits vorhanden ist. So lassen sich die Kosten für die Erstinvestitionen in einem überschaubaren Rahmen halten.
Bei Büros auf Zeit sind die Nebenkosten und meist auch ein Büro-Versicherungsschutz schon im Mietpreis enthalten. Auf diese Weise lassen sich die regelmäßigen Kosten sehr gut im Vorfeld kalkulieren.
Und, wie merkt man nun, ob es das richtige Angebot ist? Oft ist es möglich, einen kostenlosen Probetag zu vereinbaren, bevor das Büro auf Zeit angemietet wird. Eine weitere wichtige Fragen, die bei diesem Probetag geklärt werden kann, ist, welche Zahlungsoptionen zur Auswahl stehen und wie die Reservierungsmöglichkeiten gestaltet sind. Auch der Umgang mit Stornierung und eventuell anfallenden Kosten sollte erfragt werden.
Wie gestaltet sich die Ausstattung in den Büros auf Zeit?
Generell ist bei den verschiedenen Angeboten mit folgenden Ausstattungsmerkmalen zu rechnen:
- technisches Equipment: Bildschirm, Drucker, Scanner, Kopierer und Internet
- Beamer steht meist gegen einen Aufpreis zur Verfügung
- Kaffee und Tee gegen Aufpreis – eventuell auch in Form einer Flatrate
- Whiteboard oder Flipchart
- Toilettenräume
Folgende Zusatzleistungen stehen meist noch zur Verfügung:
- Sekretariatsaufgaben
- Rezeptionsservice
- Büroreinigung (eventuell schon in den Nebenkosten enthalten)
Wie sieht es mit der Sicherheit in den Büros auf Zeit aus?
Dies kommt immer auf die verschiedenen Modelle an. Bei abschließbaren Einzelbüros stellt es kein Problem dar, den Laptop oder wichtige Unterlagen über Nacht im Büro zu lassen. Handelt es sich dagegen um ein Gruppenbüro oder ein stetig wechselndes Flex Desk, so werden in der Regel abschließbare Rollcontainer angeboten
