Passende Büroräume finden – so geht’s!
Für die meisten Existenzgründer sind Büroräume unerlässlich. Der zukünftige Arbeitsplatz muss auf der einen Seite ein angenehmes Arbeitsumfeld schaffen und gleichzeitig auch den Kunden ansprechen. Gerade bei möglichem Kundenkontakt muss das Büro zum Ausdruck bringen, ein kompetenter Ansprechpartner zu sein. Das Büro repräsentiert gleichzeitig das eigene Unternehmen und das Branding. Dabei ist es häufig gar nicht so einfach, Büros und Unternehmensphilosophie unter einen Hut zu bringen.
Inhalt:
Für die Suche ausreichend Zeit einplanen
Bevor das eigene Unternehmen starten kann, wird eine passende Bürofläche benötigt. Diese sollte unbedingt zur angebotenen Arbeit passen. Es nützt nichts, wenn eine alte Industriehalle angemietet wird, um diese später mit Büroarbeitsplätzen zu bestücken. Die Suche nach entsprechenden Räumlichkeiten kann daher eine Menge Zeit in Anspruch nehmen.
Zudem muss geklärt werden, ob eine Büroimmobilie lediglich angemietet oder doch gekauft werden soll. Ebenso sollte man als Existenzgründer überlegen, ob die Suche nach einer passenden Immobilie einem Makler anvertraut werden kann, oder ob man sich selbst auf einschlägigen Immobilien-Portalen auf die Suche macht.
Wie kann man die geeignete Immobilie finden?
Bevor man mit einem eigenen Startup auf den Markt tritt, sollte man sich anhand der nachfolgenden Checkliste über die wichtigsten Kriterien für neue Büroräume informieren. Hierzu gehören beispielsweise
Die Lage und der Standort
Zunächst kommt es darauf an, welche Bürodienstleistungen angeboten werden sollen. Wenn mit Kundenkontakt zu rechnen ist, dann müssen die Kunden die Möglichkeit haben, das Unternehmen gut zu erreichen. Hier bietet sich eine zentrale Lage in einer Großstadt optimal an. Bei hohem Kundenkontakt sollte jedoch bedacht werden, dass sich in unmittelbarer Nähe ausreichend Parkmöglichkeiten befinden sollten. Die meisten Kunden sind mit dem Auto unterwegs und wünschen sich einen günstigen Parkplatz. Ebenso ist auf die Anbindung öffentlicher Verkehrsmittel zu achten.
Werden dagegen hauptsächlich Dienstleistungen ohne Kundenkontakt erbracht, wie zum Beispiel bei vielen Online-Agenturen, dann kann man als Existenzgründer auch im Grenzbezirken einen Standort finden. Vorteilhaft ist, dass gerade im ländlichen Bereich die Mietpreise für Büroimmobilien günstiger sind.
Die Größe
Ein Auswahlkriterium stellt immer die Größe der Räumlichkeiten dar. Wer ein Gewerbe betreibt, muss abwägen, wie viel Platz insgesamt benötigt wird. Wenn es um die Anmietung oder den Kauf von Büroflächen geht, spielen hier Produktionsflächen keine Rolle. Dennoch muss für jeden Mitarbeiter ein Arbeitsplatz vorgehalten werden.
Für eine effiziente und sichere Arbeitsumgebung müssen Wege zu Türen, Fenster und Büroeinrichtungen problemlos begehbar sein. Jeder Schreibtisch muss dem Einzelnen so viel Bewegungsfreiheit bieten, dass verschiedene, gesunde Körperhaltungen eingenommen werden können. Jedem Mitarbeiter sollte nach der Arbeitsstättenverordnung ein Raumvolumen von rund 20 m² zur Verfügung stehen.
Niemand möchte gerne in einem zu kleinen und stickigen Büro sitzen. Daher spielt auch eine gute Belüftung eine wichtige Rolle. Fenster sind hier vorteilhaft. Aber auch eine gute Klimaanlage kann das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördern. Ebenso müssen auch die Lichtverhältnisse stimmen. Fenster mit Tageslichteinfall haben hier einen höheren Stellenwert als künstliches Licht. Dennoch sollten in den Büros auch blendfreie Deckenleuchten und ggf. Schreibtischleuchten vorhanden sein.
Zu beachten ist letztlich auch der mögliche Kundenverkehr. Neben den eigenen Schreibtischen, sind entsprechende Empfangsmöglichkeiten für Kunden vorzuhalten. Praktisch sind separate Wartebereiche, in denen zum Beispiel auch Warm- und Kaltgetränke angeboten werden können. Soll eine diskrete Kundenberatung erfolgen, dann müssen in den Büros der Sachbearbeiter kleine Besprechungsecken errichtet werden. Zum Teil reicht hier ein Schreibtischanbau mit Besucherstuhl aus.
Schließlich sind auch Toilettenanlagen, Teeküchen oder gar eine kleine Kantine in die Planung mit einzubeziehen. In den meisten Fällen bieten Vermieter diese Räumlichkeiten mit an.
Die Ausstattung
Die meisten Existenzgründer und Startups suchen Räumlichkeiten, die nicht nur Büros bieten, sondern auch entsprechende Kunden- und Gemeinschaftsbereiche. Wie bereits zuvor kurz erwähnt, sollten folgende Einrichtungen ebenfalls vorhanden sein:
Die übrige Ausstattung richtet sich nach dem Nutzungszweck des Unternehmens. Büroräume werden in aller Regel leerstehend vermietet. So hat man als Unternehmer die Möglichkeit, nach eigenem Geschmack die Büroausstattung auszuwählen. Um ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten und nicht allzu viel Unruhe in den Betrieb zu bringen, sollten Schreibtische, Schreibtischstühle und Büroschränke nach Möglichkeit gleich aussehen.
Wichtig ist auch eine gute IT-Infrastruktur. Kaum ein Unternehmen kommt heute ohne EDV aus. Bei größeren Unternehmen sollte die Möglichkeit einer Netzwerkumgebung bestehen. An jedem Arbeitsplatz müssen PCs und auch Drucker eingerichtet werden können, ebenso dürfen natürlich der traditionelle Telefon- und Fax-Anschluss nicht fehlen.
Nicht unerwähnt bleiben sollte, dass gerade das äußere Erscheinungsbild eines Büros auch für den Erfolg maßgeblich ist. Es zählt bei vielen Kunden der erste Eindruck. Ein Büro in einem schmuddeligen Altbau passt nicht so gut zu einer jungen und aufstrebenden Agentur, wie ein modernes Bürogebäude in ausgefallenen Formen und Farben. Wer dagegen auf ein konservatives Geschäftsumfeld Wert legt, der ist in einem Altbau aus der Gründerzeit richtig aufgehoben.
Die Verkehrsanbindung
Eingangs wurde bereits dargelegt, dass Kunden eine gute Verkehrsanbindung wünschen. So haben eigene Parkplätze in ausreichender Anzahl natürlich Vorteile. Ebenso ist die nahegelegene U-Bahnstation oder Bushaltestelle für Anreisende wichtig.
Zu beachten ist aber auch, dass nicht nur die Kunden selbst das Unternehmen schnell und effizient erreichen müssen, sondern ebenso gut auch die Mitarbeiter. Wer ein Gewerbe erfolgreich betreiben möchte, muss daher auch auf eine gute Verkehrsanbindung für seine Mitarbeiter achten.
Es gibt tatsächlich Unternehmen, die aufgrund eines schlechten Standorts oder einer ungünstigen Verkehrsanbindung an einen Umzug denken. Diese Unannehmlichkeiten und hohen Kosten, kann man durch eine optimale Planung im Vorfeld vermeiden.
Kosten und Nebenkosten für Büroräume
Wer für sein Startup Büroräume finden muss, sollte sich auch über die möglichen Kosten informieren. Zu den relevanten Kostenüberlegungen gehören zum Beispiel
Die Kaltmiete pro Quadratmeter
Wer Büroräume anmieten muss, der in erster Linie Kaltmiete, ohne Wasser, Strom und Gas. Hiervon profitiert natürlich der Vermieter, der damit seine Anschaffungskosten für das Bürogebäude, Instandhaltungskosten und sonstige Kapitalaufwendungen decken möchte. Ebenso kann er hieraus mögliche Gewinne erzielen.
Als Mieter sind jedoch zusätzliche Kostentreiber zu berücksichtigen. Hierzu gehören beispielsweise Aufzüge, Klimaanlagen sowie hochwertige Bodenausstattungen.
Die Energiekosten
Nicht vergessen werden dürfen die Energiekosten. Diese setzen sich aus
zusammen. Auch wenn moderne Bürogebäude besser gegen Kälte gedämmt sind und zum Teil auch den Strom über Solaranlagen beziehen, sorgen komplizierte technische Einrichtungen meist zu höheren Energiekosten. Wer sparen möchte, sollte sich ein Büro mit geringer bzw. einfacher Ausstattung suchen.
Die Nebenkosten pro Quadratmeter
Zu den Nebenkosten gehören zum Beispiel:
Zu beachten ist, dass der Vermieter in aller Regel diese Nebenkosten vollständig auf den Mieter übertragen kann.
Um sich ein Bild über sämtliche Mietkosten für die Anmietung von Büroräumen zu verschaffen, sollte man die Kaltmiete, die Nebenkosten und die Energiekosten zusammenfassen. Pro Quadratmeter erhält man dann die sogenannte Warmmiete. Das ist die gesamte finanzielle Belastung die auf ein Unternehmen zu kommt.
Sicherheit und Barrierefreiheit in Büroräumen
Wenn man ein Büro oder mehrere Büroräume für den eigenen Betrieb gefunden hat, müssen diese natürlich ein angenehmes und sicheres Arbeitsumfeld vorfinden. Hierzu gehören nicht nur großzügige Platzverhältnisse zu jedem Arbeitsplatz, wie zum Beispiel freie Durchgänge, gute Erreichbarkeit der Fenster zum Belüften, oder praktisch erreichbare Büroschränke. Vielmehr müssen Arbeitsplätze ergonomisch und barrierefrei angeordnet sein.
Im heutigen Arbeitsleben spielt die Inklusion von Menschen mit Behinderungen eine wichtige Rolle. Als Startup sollte man daher daran denken, die Büros vorab barrierefrei einzurichten, um später unnötige Umbaumaßnahmen zu vermeiden.
Zu den wichtigsten gesetzlichen Grundlagen gehören hierbei:
Lohnen sich mehrere Büroräume?
Wer für sein Unternehmen Büroräume mieten muss, sollte sich im Vorfeld Gedanken darüber machen, wie viele Büros und sonstige Einrichtung benötigt werden. Dies hat große Auswirkungen auf die Anmietung einer Büroimmobilie. Je mehr Büros gemietet werden müssen, desto eher ist zu überlegen, ob nicht der Kauf einer Büroimmobilie auf lange Sicht finanziell eine rentablere Lösung ist.
Andererseits sind die Mietkosten sowie die Nebenkosten im Verhältnis zur Miete eines Einzelbüros deutlich geringer, auch wenn insgesamt die Miete höher ausfällt. Kleine Startups haben in der Anfangszeit noch nicht viele Mitarbeiter. Insoweit kommen viele mit einem bis zwei Büros vollkommen aus.
Mieten oder kaufen einer Büroimmobilie
Bevor man sich für eine Büroimmobilie entscheidet, sollte abgewogen werden, ob es sich lohnt, diese zu mieten oder zu kaufen. In der nachfolgenden Tabelle sollen die jeweiligen Vor- und Nachteile kurz vorgestellt werden:
VORTEILE | NACHTEILE | |
|---|---|---|
Miete | geringe Anfangsinvestition | der Vermieter profitiert von der Mietzahlung |
nicht dauerhaft an den Standort gebunden | Vorgaben des Vermieters müssen beachtet werden | |
flexibel für strukturelle Veränderungen | geringe Selbstgestaltungsmöglichkeiten | |
Miete kann steuerlich abgesetzt werden | ||
Kauf | Vermögensanlage | Finanzmittel werden langfristig gebunden |
sichere Planung ist möglich | wenig Flexibilität bei strukturellen Veränderungen | |
Büros können flexibel selbst gestaltet werden | Zahlung von Grunderwerbssteuern | |
keine Vermietervorgaben |
Besonderheiten im Mietvertrag
Wer Büroräume finden und mieten möchte, der sollte sich unbedingt mit dem Mietvertrag auseinandersetzen. Hierdurch wird der Vermieter nach § 535 Abs. 1 BGB verpflichtet, dem Gewerbetreibenden den Gebrauch der Mietsache während der Mietzeit zu gewähren. Zu beachten ist, dass ein Büromietvertrag schriftlich abgeschlossen werden muss, wenn die Mietdauer länger als ein Jahr beträgt. Der Mietvertrag muss sowohl vom Mieter als auch vom Vermieter unterschrieben werden.
Was sollte im Mietvertrag stehen?
Zu den wichtigsten Bestandteilen eines Mietvertrages für Büroräume gehören:
Wichtig für ein Startup und auch für jedes andere Gewerbe ist der Konkurrenzschutz. Für das Anmieten von Büroräumen bedeutet dies, dass der Vermieter keinem anderen Mieter Büros vermieten darf, der möglicherweise durch das gleiche Gewerbe dem Mieter Konkurrenz machen könnte.
Man sollte darauf achten, dass im Mietvertrag das Objekt genau beschrieben wird. Hierzu gehören auch
Wer ein Büro gefunden hat, sollte sich auch über die Dauer der Mietzeit Gedanken machen. In aller Regel werden Büroräume über einen längeren Zeitraum angemietet. Ein Sonderkündigungsrecht gibt es hier in aller Regel nicht. Im Gegensatz zu Wohnungsmietverträgen haben Gewerbetreibende bei Büromietverträgen keine Möglichkeit, vorzeitig zu kündigen. Man sollte sich daher über diese Bedingung im Klaren sein.
Welche Verhandlungstipps gibt es für Büroräume?
Wer ein Büro anmieten möchte, der sollte sich vorher über alle möglichen Widrigkeiten informieren. Ist man sich nicht sicher, kann einem ein Makler hierbei hilfreich zur Seite stehen. Aber auch ein Anwalt für Mietrecht kann der richtige Ansprechpartner sein. Dieser kann sich in aller Ruhe noch einmal den vom Vermieter vorgefertigten Vertragsentwurf anschauen und überprüfen.
Zu beachten ist, dass im Gegensatz zur Wohnungsmiete, die Miete für Gewerberäume frei verhandelt wird. Sowohl der Vermieter als auch der Mieter handeln nicht nur die Mietdauer, sondern auch die Höhe individuell aus. Dies bedeutet für ein junges Startup, dass man hier ohne Hintergrundinformationen schnell eine zu hohe Miete für seine Büros zahlt.
Man sollte daher beim Vermieter zunächst kein allzu großes Interesse für die Büroräume zeigen. Es kann nicht schaden, darauf hinzuweisen, dass es noch andere Anbieter gibt, die ebenfalls passende Büros anbieten. Vermieter möchten ihre Büros nicht gerne unvermietet wissen. Von daher werden diese dann mit einer attraktiven Miete kontern.
Wann lohnt sich der Einsatz eines Maklers für Büroräume?
Makler können eine gute Hilfe darstellen, um Büroräume finden zu können. Ein Makler übernimmt die Suche nach passenden Büros für Ihr Startup. Dieser benötigt lediglich alle relevanten Daten, die man in Bezug auf Lage, Größe, Verkehrsanbindung und auch Miethöhe hegt.
Nicht jeder Gewerbetreibende hat die Zeit und auch die Lust dazu, sich mit Vermietern auseinanderzusetzen. In diesem Fall sollte man ebenfalls diese Aufgaben an einen Makler übertragen.
Unabhängig davon muss jedoch der Existenzgründer selbst entscheiden, welches Büro oder welche Büroräume er letztlich anmieten möchte. Der Makler kann nur entsprechende Vorschläge unterbreiten und die Kontakte zu den Vermietern herstellen.
Coworking Space als Alternative
Eine interessante Alternative gegenüber langfristigen Mietverträgen, oder dem Kauf von Büroimmobilien, stellen die sogenannten Coworking-Spaces dar. Das Prinzip share Desk and Coffee erfreut sich insbesondere in den Großstädten großer Beliebtheit. Hier sind Büroimmobilien Mangelware und meist für Startups unerschwinglich.
Wer flexibel und mit kurzen Mindestlaufzeiten ein Büro oder mehrere Büros für sein Startup sucht, der sollte sich für einen Coworking-Space entscheiden. Hierbei handelt es sich meist um große Büroflächen, die in viele kleine Parzellen bzw. Arbeitsplätze eingeteilt sind. Man kann selbst entscheiden, wie viel Fläche man für sein Unternehmen benötigt. Die Suche nach solchen Coworking-Spaces erfolgt in aller Regel provisionsfrei.
Wer möchte, kann für die gewünschte Mindestmietzeit ein festes Büro bzw. mehrere Büros mieten und hat auf diese Weise im Coworking-Center einen festen Arbeitsplatz, oder kann lediglich eine Coworking-Space mieten.
Jeder Arbeitsplatz oder Coworking-Space bietet einen Internetzugang. Je nach Ausstattung sind hier auch volleingerichtete Arbeitsplätze zu finden. Für viele Existenzgründer reicht es jedoch aus, den eigenen Laptop anzuschließen. Das Coworking Center verfügt zudem über zahlreiche Gemeinschaftseinrichtungen. Dies fängt bei sanitären Einrichtungen an, geht über die gemeinsame Nutzung von Druckern und Faxgeräten, bis hin zu Teeküchen, kleine Kantinen und Ruheräume.
Coworking Spaces sind eine günstige Alternativ, wenn Sie schnell einen flexiblen Arbeitsplatz finden müssen.
Philipp Hartje
Philipp Hartje
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