Tipps zur Zusammenarbeit in einer Bürogemeinschaft

Bist du gerade auf der Suche nach neuen Untermieter:innen oder hast diese bereits gefunden und du planst jetzt eure Bürogemeinschaft? Gerade zu Beginn einer neuen Bürogemeinschaft ergeben sich häufig viele Fragen, wie man den gemeinsamen Arbeitsalltag am besten organisiert.

Da wir selbst seit Jahren in einer Bürogemeinschaft arbeiten und uns viel mit Vermieter:innen über dieses Thema austauschen, haben wir für dich die wichtigsten Tipps für eine unkomplizierte Zusammenarbeit zusammengefasst. 

Bürogemeinschaft

Inhalt

Nutzung der Allgemeinflächen

Wie organisiert man die Nutzung von Allgemeinflächen am besten?

Für die Flächen, die von allen Mieter:innen genutzt werden, ist es empfehlenswert, Pläne zu erstellen, sei es für verschiedene Aufgaben oder für die Organisation der allgemeinen Nutzung.

  • Küche: Da gerade im Büroalltag das Ausräumen der Spülmaschine oder die Reinigung der Kaffeemaschine schnell untergehen, solltet ihr von Anfang an festlegen, wer wann für welche Aufgabe verantwortlich ist.
  • Meetingraum: Die Nutzung des Meetingraums kann über verschiedene Kalender-Tools wie z.B. den Google-Kalender oder teamup organisiert werden. So sieht man auf einen Blick, wann der Meetingraum frei ist und kann diesen dementsprechend buchen.
  • Essens-/Pausenbereich: Sprecht euch auch für die Mittagspause ab, wann welches Team Pause macht, so kommt ihr euch nicht in die Quere.

Im Allgemeinen sollte jede:r die Orte, die von allen genutzt werden, immer ordentlich und sauber wieder hinterlassen.

Inside: Im shareDnC Space haben alle Untermieter Zugang zu den Allgemeinflächen, wie die Küche, den Balkon und den Meetingraum. Diesen kann man durch das Tool teamup buchen.

Gemeinsam genutzte Ausstattung

Welche Ausstattung und Materialien benutzt man am besten gemeinsam/ getrennt?

In einer Bürogemeinschaft bietet es sich an, einen Teil der Ausstattung und des Materials gemeinsam zu nutzen, um Ressourcen zu sparen und so ganz nebenbei die Umwelt zu schonen.

  • Kaffeemaschine: Wenn es eine gemeinsam genutzte Küche gibt, bietet es sich an, auch die Kaffeemaschine gemeinsam zu nutzen. Die Kosten für den Kaffee sollten in der Pauschalmiete enthalten sein. Kurze Pausen am Kaffeeautomaten fördern nebenbei auch den Austausch untereinander.
  • Sonstige Getränke: Da jede:r andere Getränke bevorzugt und unterschiedlich viel benötigt, sollte sich hierum jedes Unternehmen selbst kümmern.
  • Drucker: Auch beim Drucker macht es Sinn, dass jedes Unternehmen sich um sein eigenes Gerät kümmert, da die Nutzung meist stark variiert.
  • Internet: Dies kann sehr gut gemeinsam genutzt werden. Die Kosten des Internets sind am besten schon in der Pauschalmiete enthalten, sodass nicht jede:r Untermieter:in einen separaten Internet-Vertrag vereinbaren muss.
  • Reinigung: Auch hier bietet sich eine gemeinsame Vereinbarung an. Die Kosten für die Reinigung der gesamten Fläche kann einfach untereinander aufgeteilt werden.


Grundsätzlich kannst du mit folgenden Fragen leicht entscheiden, ob ihr Dinge teilen solltet oder sich jedes Unternehmen alleine um die Beschaffung und Nutzung kümmert:

  • Bringt euch die gemeinsame Nutzung eine Ressourceneinsparung oder einen Kostenvorteil? Dann solltet ihr sie gemeinsam nutzen, wenn dann auch noch der Austausch durch die gemeinsame Nutzung gefördert wird, umso besser.
  • Lassen sich Dinge leicht separieren und eine gemeinsame Nutzung bringt euch keine Synergieeffekte? Dann trennt die Nutzung.

Inside: Im shareDnC Space werden Geräte, wie die Kaffee oder der Drucker von allen genutzt. Auch verschiedene kalte oder warme Getränke sind im Mietpreis enthalten. Dasselbe gilt fürs Internet.

Kommunikation im Büro

Wie organisiert man die Kommunikation im Büro am besten?

Am besten fasst ihr eure Regeln und Vereinbarungen in einer Übersicht für alle Untermieter:innen zusammen. So sind sie für alle transparent und jeder kann jederzeit darauf zugreifen. Absprachen sollten generell immer schriftlich festgehalten werden, um Missverständnisse und Wiederholungen zu vermeiden.

Zudem macht es Sinn einen festen Ansprechpartner für die Untermieter:innen festzulegen, an den Sie sich bei Fragen und Problemen wenden können. Um Problemen vorzubeugen sollte regelmäßig nach Feedback gefragt werden. Dies kann bei mehreren Untermieter:innen auch anonym durch ein Umfrage Tool erfragt werden.

Die Kommunikation mit allen Mieter:innen kann beispielsweise über E-Mail-Verteiler geschehen oder andere Tools wie z.B. Slack.

Inside: Im shareDnC Space nutzen wir ganz einfach einen Mail-Verteiler um mit unseren Untermieter:innen zu kommunizieren.

Mein:e Untermieter:in passt nicht zu mir

Stellt sich nach dem Einzug des:r Untervermieter:in heraus, dass er:sie doch nicht in dein Shared Office passt, musst du dir keine Sorgen machen. Kurze Kündigungsfristen erlauben dir, dass du weiterhin flexibel bist und bei Bedarf auf deine Flächen zurückgreifen kannst. Die Kündigungsfrist wird vorab im Mietvertrag  festgelegt. Wichtig: Auch die Kündigung eines Untermietvertrags muss schriftlich erklärt werden. Nach Ablauf der Kündigungsfrist kann ein:e neue:r Untermieter:in einziehen, wenn du das möchtest.

Um den/die passende:n Untermieter:in zu finden, solltest du dir ausreichend Zeit nehmen die Kandidat:innen kennenzulernen.

Unsere Büro-WG

Wir vergleichen das Arbeiten in einer Bürogemeinschaft gerne mit dem Zusammenleben in einer WG. Mit ein paar Regeln und Vereinbarungen lassen sich Konflikte gut vermeiden. Gemeinsame Kaffeepausen fördern den Austausch und es entstehen neue Synergien. Und ganz nebenbei werden zudem wertvolle Ressourcen gespart und der Umwelt somit etwas Gutes getan.

Tipp: Wenn du mehr über die Organisation im Shared Office erfahren möchtest, empfehelen wir dir den Blogbeitag „Back to office“.