Untervermietung kann mehr als Kosten sparen - Wie WHITE Communications mit 12 Untermieter:innen eine echte Gemeinschaft geschaffen hat

Unser Interviewpartner: Rupert Wild – Gründer und Geschäftsführer der WHITE Communications GmbH aus München. Wir durften ihn dabei unterstützen in seinem Bürogebäude eine Gemeinschaft mit 12 anderen Firmen zu schaffen, die sowohl ihm und seinem Team als auch den Untermieter:innen das Arbeiten in einer für sie optimalen Büroumgebung ermöglicht und außerdem Spaß macht und Synergien schafft

Bitte stelle uns WHITE Communications kurz vor.

WHITE Communications ist eine PR- und Marketing-Agentur aus München mit dem Schwerpunkt Mode, Beauty und Lifestyle-Produkte und bereits über 30 Jahre am Markt. Zu unseren Kunden zählen Firmen wie Armani, Bentley, Rimowa, Prada, Steve Madden und andere. Angefangen haben wir als klassische Mediaagentur und haben uns zur einer PR- und Marketing-Agentur mit einer ganzheitlichen Beratung und Umsetzung für Premium-Luxusmarken weiterentwickelt. Derzeit sind wir auch sehr stark im Influencer Marketing aktiv. Seit einiger Zeit haben wir neben unserem Büro in München auch Standorte in São Paulo und New York.

Wie kommt es, dass ihr ungenutzte Flächen in eurem Büro habt?

Unser altes Büro wurde uns überraschend aufgrund einer Gebäudesanierung gekündigt. Auf der Suche nach einem neuen haben wir uns dann über 70 Flächen in München angeschaut und am Ende durch einen Freund unser jetziges Büro gefunden.

Insgesamt hat es vier Stockwerke und ist aufgrund seiner Offenheit auf die Anmietung durch eine Firma ausgelegt, allerdings benötigten wir erstmal nur einen Teil davon. Daher haben wir mit unserer Vermieterin vereinbart, alle Etagen anzumieten, aber die nicht benötigten erstmal unterzuvermieten. Ein befreundeter Unternehmer, der bereits lange erfolgreich mit euch zusammenarbeitet, hat mir shareDnC empfohlen.

Was war euch bzgl. der Untervermietung besonders wichtig?

Wir wollten eine Art “Mikrokosmos” mit anderen spannenden Firmen schaffen. Unser Büro ist sehr offen gestaltet und bietet daher viel Gelegenheit für einen Austausch untereinander.

Zudem arbeiten bei uns wie bei den meisten Firmen viele Mitarbeiter:innen weiter im Homeoffice, aber durch die Untervermietung ist trotzdem immer Leben im Büro.

Haben sich mit euren Untermieter:innen auch Synergien ergeben?

Ja, bereits mehrfach in den letzten 1 ½ Jahren! Mit einigen unserer insgesamt 12 Untermieter:innen arbeiten wir in Projekten zusammen – wir als Kunde oder umgekehrt.

12 verschiedene Firmen als Untermieter:innen zu “managen” hört sich erstmal nach einigem Aufwand an.

Während des Untermietverhältnisses haben wir kaum Aufwand. Die gemeinschaftliche Nutzung von Räumlichkeiten regelt sich praktisch von alleine, da wir sehr nette Untermieter:innen haben, die sich alle vorbildlich verhalten. Die Auswahl der richtigen Mieter:innen ist der einfachste Weg, den Aufwand gering zu halten.

Wir haben nur einen zentralen Post- und Paketempfang und eine WhatsApp Gruppe für alle Untermieter:innen. Für den gemeinsam genutzten Meetingraum verwenden wir einen Kalender.

Der einzige relevante Aufwand entsteht bei einem Wechsel von Mieter:innen, aber dank der super Zusammenarbeit mit shareDnC geht das in der Regel sehr schnell und wir brauchen nur wenige Besichtigungstermine, um neue passende Mieter:innen zu finden. Wir nutzen außerdem eure Vertragsvorlage für die Mietverträge.

Kümmerst du dich komplett alleine um die Untervermietung oder hast du jemanden im Team, der dich unterstützt?

Da es ein neues Projekt war, habe ich mich tatsächlich erstmal selbst darum gekümmert. Auch wenn es zukünftig von jemand anderem übernommen wird, werde ich weiterhin die Mieter:innen aussuchen, da mir die Zusammensetzung unserer Gemeinschaft wichtig ist.

Was findest du besonders gut an der Zusammenarbeit mit uns?

Wenn wir einen Raum inserieren, erhalten wir über euch immer sehr schnell Anfragen von Interessent:innen. So finden wir nicht nur schnell Mieter:innen, sondern haben auch die Möglichkeit, unter vielen Interessent:innen die passenden Untermieter:innen für uns zu finden. Die Prozesse sind einfach und vor allem die Zusammenarbeit mit Laura läuft super.

Ich bin euch wirklich dankbar: Ohne euch als Partner hätte ich die Anmietung des kompletten Büros und teilweise Untervermietung nie gemacht und dadurch viele positive Erlebnisse in unserer Gemeinschaft im Büro verpasst!

Vielen Dank Rupert! Welchen Tipp würdest du abschließend anderen Firmen mit auf den Weg geben, die ungenutzte Fläche haben, aber noch überlegen, ob sie diese untervermieten sollen?

Ich würde auf jeden Fall empfehlen, nicht zu zögern und es sofort auszuprobieren. Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht und kann es nur weiterempfehlen!

Möchtest du wie WHITE Communications Synergien im Shared Office nutzen?

Wir helfen dir schnell, einfach & ohne Risiko passende Untermieter:innen zu finden. In einem unverbindlichen Termin beraten wir dich gerne.

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So sparte Act Agency 20% der Büromiete

Bei den meisten Unternehmen wird Remote Work auch in Zukunft fester Bestandteil der Arbeitswelt bleiben. Während das Büro weiter für teamübergreifende Projekte und das soziale Miteinander mit den Kolleg*innen genutzt wird, werden Mitarbeiter*innen vermehrt von Zuhause arbeiten. Sei es, weil sie dort konzentrierter arbeiten können, sie so eine bessere Balance zwischen Arbeit und Privatleben für sich schaffen oder um langes Pendeln zu vermeiden.

Auch bei Act Agency wird zukünftig der Anteil an Remote Work steigen. Wie sie dennoch 20% ihrer Büromiete einsparen konnten, erfahrt ihr hier.

Seit 25 Jahren im Business

Act Agency ist eine Hamburger Marketingagentur, die schon seit mehr als 25 Jahren im Business tätig ist. In dieser Zeit hat Act Agency über 300 Events organisiert und viele Markenauftritte verwirklicht.

Aufgrund der Corona-Pandemie wurde das Büro der Agentur recht leer, denn die Mitarbeiter*innen gingen im März sofort ins Home Office. Für das Team von Act Agency stellte dies kein Problem dar, da sie durch ihre langjährige Arbeit mit Veranstaltungen die Erfahrung darin hatten, von unterwegs zu arbeiten. Remote Work war zwar kein Problem für Act Agency, jedoch traf sie die Krise genauso hart wie andere Firmen aus der Agentur-Branche.

Wie ist der Anteil Remote Work vs. Arbeit im Büro bei euch momentan geregelt?

„Wir arbeiten bereits seit langem Remote, da wir viel unterwegs sind und oft lange bei Veranstaltungen anwesend sind. Dadurch war die entsprechende Technik vorhanden. Jetzt und in Zukunft wird dieser Anteil jedoch weiter nach oben gehen, da die Mitarbeiter*innen das Arbeiten einfach ihrem Lebensstil anpassen können und so die Flexibilität gegeben ist, Familie, Beruf und Hobbies unter einen Hut zu bekommen, was die Zufriedenheitsrate der Mitarbeiter*innen extrem fördert.

Wir werden unser Büro zukünftig flexibler gestalten. Es wird eine geringere Anzahl an Arbeitsplätzen geben, möglichst wenig „Papier“ und damit flexible Einheiten. Nur Einheiten wie Buchhaltung, Personal und Geschäftsführung werden noch feste Arbeitsplätze haben.“

Kein Büro ist auch keine Option

Komplett auf das Büro zu verzichten, war für Act Agency keine Option. Die unterschiedlichen Bereiche wie Buchhaltung, Personal und Geschäftsführung müssen besonderen Anforderungen genügen und können daher nicht nach Hause verlegt werden. Zudem häufen sich bei einem Unternehmen, welches mehr als 25 Jahre am Markt ist, viele Akten und Unterlagen an. Hierfür braucht es eine „Heimat“.

Aber auch für die Mitarbeiter*innen ist es wichtig, dass sie auch einen festen Platz in der Firma haben. Denn alle kommen auch gern wieder zurück ins Büro – den Kaffee mit den Kollegen kann so schnell nichts ersetzen!

In erster Linie hat Act Agency sich dafür entschieden, die ungenutzte Bürofläche unterzuvermieten, um Kosten zu sparen und um Kleinunternehmen eine günstige Möglichkeit zu bieten, eine feste Location zu haben. Außerdem um ein Network aufzubauen, das sich gegenseitig auch befruchten kann. Ganz schnell stießen sie bei ihrem Vorhaben auf shareDnC.
Mit shareDnC an ihrer Seite fand Act Agency schnell und unkompliziert passende Untermieter für ihre freien Büros.

Wie viel Kosten konntet ihr durch die Untervermietung einsparen?

„Wir haben eine Raumersparnis von etwa 50% und hatten daher die Möglichkeit, zwei abschließbare Büroräume über shareDnC unterzuvermieten. Dadurch sparen wir jetzt jeden Monat ca. 1.000 €. Das ergibt eine Gesamtersparnis von ca. 20% der Miete.“

Act Agency hatte keinerlei Bedenken bei der Untervermietung ihrer ungenutzten Räume. Allerdings mussten einige Fragen zuvor geklärt werden. Beispielsweise wurde der Zugang zu den einzelnen Räumen sichergestellt sowie die Sicherheitsanforderungen aufgrund der Datenschutzverordnung umgesetzt.

„Dies sind zwar nicht ganz einfache Dinge, aber auf jeden Fall lösbar!“, so Act Agency.