Back to Office - wie organisiere ich die Rückkehr meiner Mitarbeitenden ins Büro?

So langsam kehren viele Unternehmen Schritt für Schritt wieder zurück ins Büro. Egal welches Arbeitsmodell sich in deinem Unternehmen durchsetzen wird – die Rückkehr sollte gut durchgeplant sein, sowohl für die Mitarbeitenden als auch Mieter:innen im Shared Office.

Da stellen sich dir wahrscheinlich einige Fragen, beispielsweise wie die Verteilung der Mitarbeitenden funktionieren soll oder wie viel Fläche du wirklich benötigst. In diesem Artikel beantworten wir dir genau diese Fragen und stellen dir unsere Must-Have Organisationstools für die Büronutzung vor.

Inhalt:

Verschaffe dir einen Überblick

Bevor du mit der Organisation der Rückkehr beginnst, solltest du dir einen Überblick über die aktuelle Lage verschaffen. Wie viele deiner Mitarbeiter:innen werden im Homeoffice arbeiten und wie oft? Dies kannst du herausfinden, indem du deine Mitarbeitenden nach Feedback fragst. Wie viele möchten überhaupt zurück ins Büro? Wie viele Tage pro Woche möchten sie kommen und welche Tage präferieren sie? Diese Fragen haben wir beispielsweise bei uns ganz einfach über eine Umfrage geklärt.
Als Nächstes solltest du dir darüber im Klaren sein, wie viele Schreibtischplätze zur Verfügung stehen, wenn die Abstandsregelung eingehalten wird. Werden von diesen Plätzen alle regelmäßig genutzt oder werden welche leer stehen?

Bei Leerstand von Büroflächen können wir dir gerne weiterhelfen, denn wir möchten vermeiden, dass Büros ungenutzt bleiben. Wenn du interessiert an der Untervermietung deiner ungenutzten Büroflächen bist, Leerstand vermeiden und Mietkosten sparen möchtest, dann erfährst du hier mehr zum Thema Büro untervermieten.

Du hast festgestellt, dass dein Büro weniger ausgelastet wird? Dann kannst du mit unserem Kalkulator berechnen, wie viel Fläche du einsparst und was du mit der Untervermietung dieser ungenutzten Fläche verdienen verdienen kannst.

Vorbereitung ist die halbe Miete

Nachdem du dir einen Überblick verschafft hast, geht es an die Vorbereitung einiger organisatorischer Dinge. Denn bevor deine Mitarbeitenden & Mieter:innen zurückkehren, solltest du z.B. für die Einhaltung der Hygienemaßnahmen gesorgt haben, sodass sich jede:r sicher fühlt, ins Büro zu kommen.

Bei uns liefen die Vorbereitungen so ab, dass wir gemeinsam mit den Kolleg:innen aus dem Office Management und unter Einbeziehung unserer Heads einen Plan aufgestellt haben, wie wir die Rückkehr ins Büro organisieren, welche Arbeitsschutzmaßnahmen wir wie umsetzen und was sich daraus für ToDos ergeben. Einen Auszug aus unserem Plan kannst du dir unten anschauen, vielleicht hilft er dem:der einen oder anderen bei der Planung.

Da wir unser Büro auch mit anderen Firmen teilen, haben wir außerdem eine Videokonferenz mit allen anderen Firmen aus unserem Shared Office organisiert, um unsere Vorstellungen bzgl. der Maßnahmen zu teilen und gemeinsam abzustimmen. Hygiene, Abstand und auch die Nachvollziehbarkeit möglicher Infektionsketten funktionieren schließlich nur, wenn sich alle, die in einem Büro arbeiten, gemeinsam an die Maßnahmen halten.

Hier ein kleiner Auszug aus unserem Plan, den wir vor der der Rückkehr ins Büro erstellt haben:

Abstimmung im Shared Office
- Kick-Off Call mit Untermieter:innen
- Hauptverantwortlichkeit bei shareDnC festlegen
- Liste mit Hauptverantwortlichkeiten (inkl. E-Mail/ Telefon) aus allen Firmen anlegen
- Liste mit Verantwortlichkeiten per Mail an Bürogemeinschaft
Maßnahmenliste erstellen & kommunizieren
- “Sicheres Arbeiten im Büro”: Maßnahmenliste erstellen (hier findet ihr unsere Aushänge)
- Hygienemaßnahmen-Liste an alle shareDnC Mitarbeiter:innen & Untermieter:innen vorab per Mail kommunizieren
Büroplan erstellen
- Arbeitsplatz-Check: Wie viele Arbeitsplätze haben wir, wenn wir den Abstand von 1,5 m einhalten?
- Mitarbeiter:innen befragen: Wer möchte wieder ab und zu ins Büro kommen? Was sind bevorzugte Tage?
- Arbeitsplätze aufzeichnen und “festen” Sitzplan erstellen
- Ggf. Demo anfragen für Organisationstools
- Ungenutzte Bürofläche bei shareDnC inserieren
Bestellungen
- Desinfektionsmittel
- kleinere Pump/Spray-Flaschen zum Abfüllen
- Haushaltspapier
- Seife
- Klebeband für Abstandsmessungen
- Mundschutzmasken
- Coronavirus-Selbsttests

Benötigst du durch mehr Remote Work weniger Bürofläche?

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Diese Organisationstools können dir helfen

Um das Büroleben sowie die Verteilung der Mitarbeitenden zu erleichtern, stellen wir dir nützliche Organisationstools vor, von denen du profitieren kannst. So lässt sich dank dieser Tools beispielsweise die Anwesenheit im Büro unkompliziert koordinieren und man hat einen Überblick darüber, an welchem Tag und von wo die Mitarbeitenden arbeiten.

In nachfolgender Tabelle erhältst du eine Übersicht über die verschiedenen Tools. Die Anbieter sind alle aus Deutschland. Die Organisationstools erleichtern die Buchung von Arbeitsplätzen im Büro und außerhalb. Zusätzlich bieten die meisten bereits heute Analysen zur Büronutzung, die mittelfristig dabei helfen sollen, diese so effizient wie möglich zu gestalten. Bei allen Anbietern kannst du eine kostenlose Demo anfragen.

Anbieter	Zielgruppe	Besonderheiten
	Startups & KMU ab 30 Mitarbeitenden	Integration zu wichtigen Software-Tools sowie mobile Verfügbarkeit als iOS & Android App Buchungsmöglichkeit von Plätzen in 300 Coworking Spaces in Europa
	Startups, Scaleups & Mittelstand	Visualisierung der Officeverfügbarkeit & -nutzung Bieten mit Interspaces auch eine Möglichkeit, größere ungenutzte Flächen als Flexible Offices anzubieten
	Startups & Grownups	Integration mit den meistgenutzten Software-Tools wie z.B. Slack, Personio, Microsoft Teams, etc. Buchungsmöglichkeit von Plätzen in ca. 100 Coworking Spaces in Deutschland
	Scaleups & größere Firmen ab 500 – 10.000 Mitarbeitenden	Komplette Integration in Microsoft Teams und Microsoft 365 Langfristige Datenanalyse für die Workplace Strategie
	Firmen ab 100 Mitarbeitenden	Integration verschiedener Partnerlösungen rund ums Thema Office Management Berichte zur Büronutzung als Basis für Optimierung der Workplace Strategie & Büroplanung

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Philipp Hartje

Philipp ist Co-Founder & Geschäftsführer bei shareDnC, der führenden Plattform für die Vermittlung von flexiblen Büroräumen und Arbeitsplätzen. Er findet “Büroknappheit in Großstädten” muss nicht sein und möchte den Office Sharing Gedanken weiter verbreiten. Bei Fragen rund ums Thema Office Sharing und Untervermietung von Büroräumen, wende dich gerne an service@sharednc.com.

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