Übersicht / shared office

Wie spot on news mithilfe ihrer Untermieter:innen Synergien geschaffen hat

Wie spot on news mithilfe ihrer Untermieter:innen Synergien geschaffen hat

Die Nachrichtenagentur spot on news liegt in München und vermietet seit Jahren erfolgreich ihre Bürofläche mithilfe von shareDnC unter

ungenutzte Bürofläche, die zur Mitarbeitererweiterung geplant wurde

Lösung: Untervermietung der Reservefläche

Leerstand verursacht
zusätzliche Kosten

Ergebnis:
Einsparungen von mehr als 3000 € pro Monat

Tobias Lobe, Geschäftsführer bei spot on news

Tobias Lobe ist Medienunternehmer und Gründer von spot on news.

Anna Hagengruber, Projekt- und Personalmanagement bei spot on news

Anna Hagengruber betreut seit 2016 interne Projekte und ist für die Mitarbeiter:innen- und Kund:innenevents verantwortlich. Zudem organisiert sie mit der Office Managerin von spot on news die Anfragen der Untermieter:innen.

Was macht spot on news?

spot on news ist eine führende Nachrichtenagentur für Lifestyle und Entertainment in Deutschland. Mit 45 Mitarbeiter:innen sitzen sie in einem 700 Quadratmeter Büro in München. Zudem sitzt die Tochtergesellschaft- die Content-Marketing-Agentur Airmotion Media– ebenfalls im Haus.

Herausforderung: Reservefläche für potenzielles Wachstum untervermieten, um nicht auf den Kosten sitzenzubleiben

Im Jahr 2020 mietete spot on news die Bürofläche von 700 Quadratmeter in München an und ließ sie nach ihren Vorstellungen nachhaltig und ressourcenschonend ausbauen. Sie ist mit schönen LED Lampen sowie großen Fenstern ausgestattet und bietet einen tollen Ausblick über München, das Isartal und die Frauenkirche.

In den 700 Quadratmetern des neuen Büros wurde Platz für weiteres Wachstum eingeplant.

Die Untervermietung dieser ungenutzten Fläche wurde demnach bei der Kostenplanung berücksichtigt und wird so lange untervermietet, bis sie diese Fläche selbst benötigen.

Bereits im alten Büro kamen Untermietverhältnisse zustande, mit denen sie gute Erfahrungen gemacht haben, sodass wir sie aufgrund der Zufriedenheit mit der Untervermietung und mit uns bei der Untermieter:innen-Suche auch im neuen Büro unterstützen durften.

Die Untervermietung hat nicht nur gezeigt, dass Kosten eingespart werden können, sondern dass diese auch Synergien ermöglicht. Somit können sie noch weitere Vorteile aus der Untervermietung ziehen.

Wie spot on news innerhalb der Untervermietung Synergien geschaffen hat

Für spot on news ist also nicht nur die Kosteneinsparung ein Argument für weitere Untervermietung ihrer freien Bürofläche, sondern auch die sich ergebenden Synergien.

So zeigte sich bereits im alten Büro, dass durch die Untervermietung auch Synergien entstehen können. Dadurch, dass die Untermieter:innen aus einer ähnlichen Branche stammen, konnten sie zusammen eine ganze Eventreihe entwickeln, die sie zweimal im Jahr veranstaltet haben. Diese wäre ohne die Untervermietung nicht zustande gekommen und stellte ein gutes Learning für sie dar. Ein Grund für eine erneute Untervermietung ist somit, dass sie sehr gute Beziehungen zu ihren Untermieter:innen geführt haben und führen.

Neben den entstandenen Synergien durch branchenähnliche Untermieter:innen stellen aber auch diese eine Bereicherung der Untervermietung dar, die nicht aus einer ähnlichen Branche stammen. So erkennt Tobias Lobe, dass es auch bei Personen, die nicht aus derselben Branche stammen, gemeinsame Fragestellungen gibt. Gerade unter Geschäftsführer:innen kann man immer etwas aus der Unterhaltung mitnehmen. Sei es nur ein Tipp für ein neues Vermarktungstool, einen Monitor oder allgemeine steuerliche Fragen. Es gibt immer spannende Themen, über die man sich austauschen kann, da diese sich häufig auch mit denselben Herausforderungen beschäftigen.

“Und das ist eigentlich sehr befruchtend, weil es einem praktisch hilft, immer ein bisschen über den Tellerrand zu schauen und frische Impulse zu bekommen.”

Die sehr guten Beziehungen, die spot on news mit ihren Untermieter:innen in den letzten Jahren pflegten, führten dazu, dass sie weiterhin die Untervermietung anbieten und sogar anderen Vermieter:innen von uns erzählen. So empfahlen sie uns an Rupert Wild von WHITE Communications weiter.

Erfahre mehr über die Erfolgsstory der Untervermietung von Rupert Wild.

Durch die Untervermietung spart spot on news monatlich mehr als 3000 € an Mietkosten ein

Tobias Lobe und Anna Hagengruber hatten zu Beginn ihrer Untervermietung Anzeigen auf ImmobilienScout geschaltet, die dann aber kostenpflichtig wurden. Daher suchten sie nach einer kostengünstigen Alternative und trafen auf shareDnC. Seither finden sie erfolgreich Untermieter:innen für ihr jetziges und ihr vorheriges Büro. Aktuell befinden sich vier Untermieter:innen aus unterschiedlichen Branchen in der Untervermietung. An der Zusammenarbeit mit shareDnC gefällt Anna Hagengruber folgendes besonders:

“Ihr seid super schnell. Egal ob E-Mail oder Anruf, es wird sich direkt am gleichen Tag zurückgemeldet. Man fühlt sich sehr gut betreut, es ist sehr kundenorientiert und es wird sich immer um Lösungen gekümmert. Zudem sind die Inserate immer schnell online”

Das Ergebnis

In Zusammenarbeit mit shareDnC konnte spot on news eine Kostenreduzierung von ca. 3000 € pro Monat durch die Untervermietung ihrer leeren Büroflächen verbuchen.

Zum Abschluss: 4 Tipps für andere Vermieter:innen

Am Ende haben wir Tobias Lobe und Anna Hagengruber noch nach Tipps für andere Unternehmen gefragt, die ebenfalls ihre Büroflächen untervermieten wollen, um ähnlich gute Erfahrungen mit der Untervermietung zu erfahren.

1. Das Wichtigste vorher abklären, um zu schauen, ob Eckdaten passen

Nach dem Erhalt der Anfragen klärt die Office Managerin oder Anna Hagengruber wichtige Eckdaten mit dem:der Interessent:in ab, indem sie direkt anruft. So wird beispielsweise direkt besprochen, ob Parkplätze benötigt werden. Also: Es erfolgt eine Kontaktaufnahme, um wichtige Eckdaten zu erfragen. Anschließend wird zeitnah ein Termin zur Besichtigung ausgemacht.

2. Der erste Eindruck ist entscheidend

Der Erfahrung nach liefen die Untervermietungen reibungslos, da stimmte auch das Bauchgefühl direkt. Einmal war dies nicht der Fall, was allerdings bei einer Untervermietung nicht schlimm ist, da der Vertrag flexibel gestaltet werden kann.

3. Übereinkunft treffen in Dingen des täglichen Miteinanders

Sollte es zu Unstimmigkeiten kommen, können Probleme durch Kommunikation aus dem Weg geräumt werden. Sollte man merken, dass Dinge des täglichen Miteinanders dennoch nicht funktionieren, dann sollte man sich trennen. “Aber auch das ist ja kein Nachteil im langfristigen Sinne” sagt der Geschäftsführer.

4. Datensicherheit wahren

Durch einen eigenen WLAN-Zugang sind die Untermieter:innen sehr eigenständig. Post kann auch zum Büro gesendet werden, diese wird am Empfang platziert und kann abgeholt werden. Solltest du dir unsicher sein, was deine Datensicherheit bei der Untervermietung betrifft, oder allgemeine Fragen diesbezüglich haben, kannst du dir unseren Blogartikel zur Datensicherheit durchlesen. Dort erfährst du, wie Datensicherheit in einer Bürogemeinschaft sichergestellt werden kann und erhältst exklusive Tipps von einer Datensicherheitsexpertin.

Möchtest du wie spot on news dein Geld auch lieber in dein Business statt in leere Büroräume investieren?

Wir helfen dir schnell, einfach & ohne Risiko passende Untermieter:innen zu finden. Vereinbare gerne einen unverbindlichen Termin zur Beratung.

Tipps rund ums Finanzielle in einer Bürogemeinschaft

Tipps rund ums Finanzielle in einer Bürogemeinschaft

Sollte ich die Miete einbeziehen oder überweisen lassen? Wie läuft eine Mieterhöhung ab? Und wie wird die Kaution gehandelt?

In diesem Blogbeitrag geben wir dir hilfreiche Tipps rund ums Finanzielle in einer Bürogemeinschaft, die schnell für Klarheit sorgen. Mit diesen Hilfestellungen im Hinterkopf, kannst du entspannt in dein neues Mietverhältnis starten.

Inhalt:

Mietvertrag oder Mietrechnung - Was eignet sich besser?

First things first: Bevor deine Mieter:innen einziehen, musst du einen Mietvertrag erstellen und abschließen. Über shareDnC kannst du mithilfe weniger Klicks einen Mietvertrag ganz bequem erstellen. Das bietet dir den Vorteil, dass die Kündigung dann ebenfalls mit einem Klick über shareDnC erfolgen kann. Selbstverständlich kannst du auch einen eigenen Vertrag mit deinem:r Untermieter:in abschließen; hier erfolgt die Kündigung schriftlich an den:die Untermieter:in.

Mietrechnung:

Bei einem Mietvertrag, der über shareDnC erstellt und abgeschlossen wird, muss dem:r Mieter:in keine Rechnung über die Miete gestellt werden. Unser Mietvertrag ist so aufgebaut, dass dein:e Mieter:in diesen für dieSteuer nutzen kann. Nach §14 UStG ist für den Vorsteuerabzug eine ordentliche Rechnung erforderlich. Ein Mietvertrag gilt als Rechnung, wenn er verschiedenen Formerfordernissen entspricht. Wenn du unseren Mietvertragsgenerator nutzt, kannst du sicher sein, dass diese Erfordernisse erfüllt sind.

Dauermietrechnung:

Eine Dauermietrechnung ist eine Rechnung über Mietzahlungen, welche auf Dauer immer wieder geleistet werden. Anstelle des Mietvertrages kann also ebenfalls eine Dauermietrechnung als Beleg aufgestellt werden. Es wird also lediglich einmal eine Rechnung gestellt, welche dann jeden Monat gilt; außer es gibt Änderungen (z.B. Mietänderungen). Für die Dauerrechnung gibt es keine zusätzlichen rechtlichen Anforderungen. Unternehmer:innen müssen lediglich die Mindestanforderungen zur Rechnungsstellung gem. §14 Abs. 4 und §14a UStG beachten. Diese enthalten die folgenden Punkte:

Name und Anschrift des Leistenden
Name und Anschrift des:r Leistungsempfängers:in
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende Rechnungsnummer
Steuernummer/ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Rechnungsstellers
Angaben zur Art der Leistung
Zeitpunkt der Leistung
Zahlungszeitpunkt
Rechnungsbetrag inklusive Steuerbetrag & Steuersatz wobei der Steuerbetrag explizit auszuweisen ist

Hier kannst du dir ein Muster zu Dauermietrechnung herunterladen.

Unsere Empfehlung:

Jeden Monat eine Rechnung zu stellen, kostet viel Zeit. Wir empfehlen eine Dauermietrechnung oder einen Mietvertrag, der deren Erfordernisse erfüllt

Möglichkeiten der Mietzahlung

Die Mietzahlung kann entweder per Einzug via SEPA Mandat, Dauerauftrag oder Überweisung erfolgen. Während bei einem Mieteinzug via SEPA Mandat der:die Vermieter:in den Zahlungsfluss kontrollieren kann, muss bei einem Dauerauftrag und einer Überweisung der:die Mieter:in aktiv werden.

Möglichkeiten der Mietzahlung
Mieteinzug via Basis-SEPA Mandat	Unkompliziertes Verfahren, jedoch kann der:die Mieter:in bis zu 8 Wochen nach Einzug der Transaktion widersprechen und das Geld wieder zurückfordern.
Mieteinzug via Firmen-SEPA Mandat	Vorgesehen für den Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen. Hierbei hat der:die Mandant:in nach der Abbuchung keinen Anspruch mehr auf Rückbuchung, der:die Zahlungsempfänger:in ist damit im Vergleich zum Basis-SEPA Mandat auf der sicheren Seite.
Dauerauftrag	Unkompliziertes Verfahren, allerdings liegt es hier an dem:der Mieter:in, ob und wie schnell ein Dauerauftrag zustande kommt.
Überweisung	Stellt generell keine Probleme dar, sofern der:die Mieter:in zuverlässig ist und stets die Miete überweist. Kann zu Problemen führen, wenn das Geld nicht regelmäßig zum selben Zeitpunkt überwiesen oder ggfs. vergessen wird wegen eines Urlaubes.

Unsere Empfehlung:

Wir empfehlen die Mietzahlung via Basis-SEPA Mandat. Das Verfahren ist unkompliziert und stellt die rechtzeitige Zahlung der Miete sicher. Insbesondere bei mehreren Untermieter:innen ist dies die sicherste und komfortabelste Lösung, da bei anderen Verfahren häufig schnell der Überblick verloren gehen kann. Bei wenigen (einem:r oder zwei) Untermieter:innen kann ebenfalls ein Dauerauftrag gewählt werden.

Wie läuft eine Mieterhöhung ab?

Um zukünftig auch einen marktgerechten Mietpreis zu erzielen, sind oftmals Mieterhöhungen unumgänglich. Dies kann entweder durch eine vertragliche Festlegung, befristete Mietverträge, Einigung oder eine Änderungskündigung erfolgen.

Insbesondere bei flexiblen Mietverträgen für kleine Büroräume oder Schreibtischplätze ist die Aufnahme einer Klausel in den Mietvertrag eher unüblich. Durch kurze Kündigungsfristen kann die Miete regelmäßig angepasst werden.

Und auch wenn keine Klausel zur Mieterhöhung vereinbart wurde, kann der:die Vermieter:in die Miete nachträglich erhöhen. Dies geschieht entweder durch beiderseitige Einigung oder eine Änderungskündigung. In den meisten Fällen erfolgt eine unkomplizierte Einigung zwischen Vermieter:in und Untermieter:in. Der:die Vermieter:in schlägt eine Mieterhöhung vor und der:die Mieter:in muss die Zustimmung mitteilen.

Sollte es zu keiner Einigung kommen, so kann die Mieterhöhung durch eine Änderungskündgung erfolgen. Dabei wird der alte Vertrag aufgelöst und ein neuer inklusive des neuen Mietwertes aufgesetzt. Dabei muss hier jedoch die Kündigungsfrist beachtet werden. Stimmt der:die bisherige Mieter:in zu, so tritt der “neue” Vertrag in Kraft. Lehnt er:sie ab, so kündigt er:sie automatisch den Vertrag und muss die Fläche verlassen.

Bei längeren Mietverträgen empfiehlt sich die Aufnahme einer Klausel zur Mieterhöhung in den Mietvertrag. Beliebt sind vor allem Staffelmieten oder Mietpreisklauseln. Auch die folgenden Klauseln sind für gewerbliche Mietverträge typisch:

Wertsicherungsklausel
Spannungsklausel
Leistungsvorbehalt

Unsere Empfehlung:

Besonders bei kurzen und/ oder flexiblen Laufzeiten lohnt sich die Aufnahme einer Klausel in den Vertrag nicht, da die Miete durch die kurzen Laufzeiten regelmäßig angepasst werden kann. Sollte die Miete erhöht werden müssen, so kann ganz unkompliziert eine Einigung zwischen Untermieter:in und Vermieter:in oder eine Änderungskündigung vorgenommen werden. Handelt es sich um einen mehrjährigen Vertrag, so empfiehlt sich die Aufnahme einer Klausel, zu Beispiel einer Mietpreisklausel, in den Vertrag.

Kaution - ja oder nein?

Jedem:r Anbieter:in steht es zunächst frei, ob er:sie eine Kaution verlangt und in welcher Höhe. Dies kann einfach bei der Erstellung des Inserates ausgewählt werden. Bei flexiblen Mietverträgen werden in der Regel keine Investitionen in die zu vermietende Fläche vorgenommen (getreu dem Motto „come as you are“) und bei Problemen mit der Mietzahlung erlauben die kurzen Kündigungsfristen einen schnellen Ausstieg aus dem Mietverhältnis. Daher ist die Einforderung einer Kaution bei flexiblen Mietverträgen eher unüblich.

Höhe der Kaution

Die Höhe der Kaution richtet sich üblicherweise nach dem zu vermietenden Objekt. Bei langfristigen Mietverträgen ist eine Kaution in Höhe von drei Monatsmieten üblich. Dies ist die Faustregel und im Wohnrecht sogar die maximal erlaubte Kaution. Im Gewerbe dürfen Kautionen per se auch höher als 3 Monatsmieten ausfallen, jedoch ist dies eher untypisch und gilt nur in besonderen Fällen (z.B höchstmögliche Prestige-Einrichtung).

Bei flexiblen Mietverträgen ist es gängig, keine Kaution oder eine Kaution von maximal einer Monatsmiete zu verlangen, da die Verträge schnell gekündigt werden können. Zu hohe Kautionen schrecken besonders junge Unternehmen schnell ab.

Anlage der Kaution

Im Gegensatz zur Kautionsanlage bei privaten Wohnungen, ist der:die Vermieter:in von gewerblichen Immobilien gesetzlich nicht verpflichtet, die Kaution anzulegen oder zinsbringend arbeiten zu lassen. Die Kaution wird in den meisten Fällen jedoch gesondert vom eigenen Vermögen des:der Vermieter:in angelegt. Denn sofern es im Mietvertrag keine Angaben diesbezüglich geben sollte, hat der:die Mieter:in im Falle einer Insolvenz gegebenenfalls keinen Schutz, die Kaution zurückzuerhalten (sofern im Insolvenzverfahren kein Vermögen des Schuldners anderweitig vorhanden ist und nichts liquidiert werden kann).

In der Praxis wird daher in der Regel eine Vereinbarung zur Anlage der Kaution im Mietvertrag festgehalten, so zum Beispiel die Einzahlung auf ein gesondertes Extra-Konto (sog. “Mietkautionskonto”). Dadurch wird die Trennung vom übrigen Vermögen des:r Vermieters:in gewährleistet. Sofern beidseitiges Einverständnis gegeben ist, sind auch andere Möglichkeiten zur Anlage machbar. So zum Beispiel die Zahlung in Bar oder eine gewerbliche Mietkautionsversicherung.

Unser Tipp:

Vereinbare mit deinen Mieter:innen eine geringe Mietkaution im Gegenzug für die Anlage dieser Kaution auf kein gesondertes Konto. So wird der Aufwand der Anlage reduziert und das Risiko für die Mieter:innen ist gering.

Rückzahlung der Kaution

Es gilt die Verpflichtung, die Kaution nach einer angemessenen Prüfungsfrist an den:die Mieter:in zurückzuzahlen. Die Rechtsprechung räumt eine Frist zwischen drei und sechs Monaten ein. Der Anspruch auf Rückzahlung der Kaution verjährt für Mieter:innen nach drei Jahren, gem. §195 BGB.

Unsere Empfehlung:

Bei flexiblen Mietverträgen, Schreibtischplätzen und kleinen Büroräumen empfehlen wir, keine Kaution oder maximal eine Monatsmiete einzufordern. Zu hohe Kautionszahlungen schrecken besonders junge Unternehmen ab, da diese ihr (knappes) Kapital nicht unberührt über lange Zeit parken wollen. Zudem kann ein flexibler Vertrag ohne lange Kündigungsfristen schnell beendet werden. Der Aufwand der Anlage einer Kaution ist daher für flexible Verträge oftmals zu hoch, verglichen zum damit verbundenen Risiko. Handelt es sich bei der Untervermietung um eine Untervermietung großer Büroräume oder -flächen und um einen längerfristigen Mietvertrag, so empfiehlt sich eine Kaution von drei Monatsmieten.

Ist eine Bonitätsprüfung notwendig?

Die Bonitätsprüfung der Untermieter:innen ist bei einzelnen Desks und kleinen Büroräumen eher unüblich. Oftmals sind wenige Daten über junge Unternehmen, welche überwiegend nach flexiblen, bezahlbaren Büroräumen suchen, vorhanden. Zudem ist das finanzielle Risiko bei flexiblen Verträgen sowie Desks und kleinen Büroräumen gering, da diese Verträge eine schnelle Beendigung des Mietverhältnisses ermöglichen und keine Investition in den Ausbau von Büroflächen o.ä. getätigt werden müssen.

Bei der Untervermietung größerer Fläche mit einer höheren Miete kann eine vorherige Bonitätsprüfung der Untermieter:innen durchaus Sinn machen. Wer die Bonität der Mieter:innen vorab prüfen möchte, kann eine Selbst- und/ oder eine Schufa-Auskunft verlangen.

Als Vermieter:in kann die Bonitätsprüfung von Unternehmen ganz einfach bei der Schufa angefordert werden. Dabei kann zwischer einer Kurz- und einer Vollauskunft gewählt werden. Wer zusätzliche Auskünfte möchte, kann ein Einkommensnachweis im Rahmen der Selbstauskunft anfordern, insbesondere bei Selbstständigen und Freelancern kann dies sinnvoll sein.

Beachte: Wer die Bonitätsprüfung von Unternehmen anfordert, zahlt diese auch. Die Kosten belaufen sich in der Regel um rund 30€ pro Auskunftsbogen.

Unsere Empfehlung:

Bei der Untervermietung kleinerer Räume und Schreibtischplätze sollte eine Bonitätsüberprüfung nicht von Notwendigkeit sein. Handelt es sich um die Untervermietung größerer Flächen mit einem Mietpreis von mehreren Tausend Euro/ Monat, sollte sich eine Schufa-Auskunft eingeholt werden.

Fazit

Ein flexibler Vertrag zur Untervermietung leerstehender Büroräume ist nicht nur für junge Unternehmen attraktiv, sondern ebenfalls mit einem geringen Aufwand für den:die Vermieter:in verbunden. Die Mietzahlung empfiehlt sich unkompliziert über einen Dauerauftrag oder ein Basis-SEPA-Mandat. Auch eine Klausel im Mietvertrag zur Mieterhöhung ist bei flexiblen Mietverträgen häufig unüblich, da bei diesen Verträgen das Mietverhältnis zeitnah beendet werden kann und es im Falle einer Erhöhung zu einer Einigung zwischen den Parteien kommen kann. Eine Kaution wird üblicherweise nicht eingefordert, da bei kleinen Büroräumen oder Schreibtischplätzen oftmals keine Investitionen getätigt werden und die Aufwand der Organisation der Kaution daher zu aufwendig ist.

Du möchtest Teile deines Büros untervermieten? Bei ungenutzten Büroräumen oder Büroflächen in deinen Räumlichkeiten ist Untervermietung genau das Richtige für dich. So ist es möglich, Mietverträge mit kürzeren Laufzeiten zu vereinbaren und flexibel nach Platzbedarf die freien Büroflächen unterzuvermieten. Gleichzeitig hilfst du mit der Untervermietung deiner Büros jungen Unternehmen dabei, ein neues Zuhause für ihr Business zu finden. Du hast dabei sogar noch einen weiteren positiven Nebeneffekt: Du kannst unnötige Mietkosten sparen.

Diese Artikel könnten dich auch interessieren:

Ein Büro untervermieten: Was ist zu beachten?

Was ist ein Shared Office? Alle Facts und Vorteile

Das musst du bei einem Untermietvertrag für deine Gewerberäume beachten

bürogemeinschaft Finanzielles Bürogemeinschaft kaution bürogemeinschaft kaution shared office Kaution Untermieter miete bürogemeinschaft miete shared office mieterhöhung büro Mietrechnung mietvertrag mietvertrag bürogemeinschaft mietvertrag shared office Mietzahlung shared office

Tipps zur Datensicherheit in einer Bürogemeinschaft

Das Zusammenarbeiten in einer Bürogemeinschaft bringt viele Vorteile mit sich, unter anderem der Austausch, die flexiblen Mietlaufzeiten und natürlich die Kosteneinsparung bei der Miete. Häufiger hören wir aber auch Bedenken zum Thema Datensicherheit.
In diesem Artikel wollen wir diese aufgreifen und zeigen wie man auch in einer Bürogemeinschaft Datensicherheit sicherstellen kann. Dazu klären wir beispielsweise auf, wie Datensicherheit bei gemeinsam genutztem Internet gewährleistet werden kann und wie eine Clean Desk Policy bei der Datensicherheit am Arbeitsplatz selbst weiterhelfen kann. Hierzu haben wir uns die Expertise von Katharina hinzugeholt, Teamlead Privacy bei der Proliance GmbH (datenschutzexperte.de).

Datensicherheit-Expertin:

Katharina Schreiner ist Teamlead Privacy bei der Proliance GmbH (datenschutzexperte.de) und betreut zusammen mit ihrem Team Kunden aus den verschiedensten Branchen zum Datenschutz. Sie ist Volljuristin und zertifizierte Datenschutzbeauftragte und ist seit mehreren Jahren in der datenschutzrechtlichen Beratung tätig.

Inhalt:

Datensicherheit im Shared Office - das sollten Mitarbeiter:innen beachten

Seitens der Mitarbeiter:innen sind grundsätzliche Verhaltensweisen zu beachten, um die Vertraulichkeit von personen- und unternehmensbezogenen Informationen zu gewährleisten: Das betrifft beispielsweise Gespräche auf dem Flur, „Clean Desk“ oder das sichere Aufbewahren von Unterlagen und Geräten. Diese Regeln, die auch unabhängig von einer Untervermietung von Büroräumen berücksichtigt werden sollten, können die „alltäglichen“ Fallstricke im Datenschutz und -sicherheit gerade auch bei Shared Office Konstellationen vermeiden. Besonderes Augenmerk sollte auf Räumlichkeiten gelegt werden, die gemeinschaftlich genutzt werden wie Küche oder Meetingräume. Hier sollte es konkrete Vorgaben geben, welche Verhaltensregeln zu beachten sind, z. B. „Clean Desk“ nach jedem Meeting, keine Aushänge mit personenbezogenen Daten. Mehr zur Clean Desk Policy erfahrt ihr weiter unten in diesem Artikel.

Datensicherheit bei gemeinsam genutztem Internet

In einer Bürogemeinschaft spricht nichts dagegen, das vorhandene Internet gemeinsam zu nutzen. „Wie soll das funktionieren?“, fragst du dich jetzt? Denn durch ein gemeinsam genutztes Netzwerk hat jede:r darin Zugriff auf alle Daten. Das stimmt. Aber dafür gibt es eine Lösung.

Das vorhandene WLAN-Netzwerk kann – vereinfacht ausgedrückt – in verschiedene Zugangspunkte eingeteilt werden. Diese Zugangspunkte werden auch Access Points genannt und bieten dir die Möglichkeit, dein Netzwerk in verschiedene Anschlüsse einzuteilen. So erhalten alle Mieter:innen ein „eigenes Netzwerk“, auf das nur sie zugreifen können. So sind eure firmeninternen Daten weiterhin für andere nicht einsehbar. Sollte es außerdem zu Auffälligkeiten kommen, könnt ihr diese einem Anschluss leicht zuordnen.

Die Funktion, das WLAN über verschiedene Access Points zugänglich zu machen, ist mit jedem gängigen Router möglich. Das WLAN-Signal kann zudem noch weiter verstärkt werden, indem der Router mit Access Point-Geräten verbunden wird.

Zwei wichtige Punkte sollte man bei der Einrichtung von Access Points nicht vergessen:

Jeder Zugangspunkt sollte auch mit einem eigenen Passwort geschützt werden, um unbefugten Zugriff zu vermeiden.
Client Isolation: Mit dieser Sicherheitsvorkehrung wird dafür gesorgt, dass alle Clients nur sich selbst und den Zugangspunkt im lokalen Netzwerk sehen, nicht aber andere Clients.

Katharinas Empfehlung

Wer getrennte Netzwerke bevorzugt, für den empfiehlt Katharina die Einrichtung eines eigenen V-LANS und WiFi Netzwerks: "Hinsichtlich der Internetnutzung kann für die Untermieter:innen ein eigenes V-LAN und WiFi Netzwerk eingerichtet werden. Es sollte insbesondere auch die Nutzung von Geräten wie Drucker oder Scanner in den Blick genommen werden. Idealerweise werden diese nicht gemeinschaftlich genutzt, um Datenschutz-Fallen von Vornherein zu umgehen. Lässt sich dies nicht ermöglichen, sollten zumindest Maßnahmen ergriffen werden wie bspw. das Drucken nur mit vorheriger PIN-Eingabe.”

Was ist mit einer Vertraulichkeitsvereinbarung? Wird diese benötigt?

Für Katharina ist eine Vertraulichkeitsvereinbarung allenfalls eine Notlösung: “Eine Vertraulichkeitsvereinbarung ist grundsätzlich stets sinnvoll, wo Berührungspunkte zu personen- und firmenbezogenen Daten bestehen bzw. nicht ausgeschlossen werden können. In der Shared Office Konstellation soll der:die Untermieter:in eigentlich gerade nicht mit personen- und firmenbezogenen Daten des vermietenden Unternehmens in Kontakt kommen. Deshalb sollte vorrangig auf Maßnahmen gesetzt werden, die von Vornherein ausschließen, dass Daten offengelegt werden. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung sollte in diesem Zusammenhang als allenfalls „für den Notfall“ relevant werden.”

Mit der Clean Desk Policy zu mehr Datensicherheit am Arbeitsplatz

Was ist eine Clean Desk Policy?

Unter Clean Desk Policy versteht man eine Richtlinie in einem Unternehmen, in der genau festgelegt ist, wie Mitarbeiter:innen ihren Arbeitsplatz zurücklassen sollen, wenn sie das Büro verlassen. Diese kann beispielsweise beinhalten, dass alle Dokumente und Ordner am Ende des Tages von den Tischen weggeräumt werden – sei es in abschließbare Schränke oder eben in den Mülleimer/ Aktenvernichter.

Die Clean Desk Policy kann sehr gut in einer Bürogemeinschaft angewendet werden – unabhängig davon, ob diese Richtlinie im Unternehmen festgelegt wurde oder nicht. Dokumente und Unterlagen in Papierform sollten nicht für jeden ersichtlich auf dem Platz liegen und immer nach Nutzung sicher weggeräumt werden. Dafür eignen sich abschließbare Schränke und Rollcontainer, vor allem wenn der Büroraum selbst nicht abschließbar ist. Außerdem sollte darauf geachtet werden, Dokumente mit sensiblen Inhalten nicht einfach in den Papierkorb zu werfen, sondern mittels eines Aktenvernichters zu entsorgen. Oder du verzichtest im Sinne der Umwelt so gut es geht komplett auf Papierkram.

Sehr viel einfacher ist das Ganze, wenn die Unterlagen gar nicht in Papierform vorliegen, sondern digital sind. Natürlich kann es dazu kommen, dass Untermieter:innen an dem Schreibtisch vorbeilaufen und mal einen Blick auf den Bildschirm werfen. Dagegen gibt es Blickschutzfolien, die man auf den Bildschirm kleben kann. So sind auch digitale Unterlagen mit sensiblem Inhalt vor unbefugten Blicken geschützt.

Für die Sicherheit der eigenen Büroausstattung oder der Dokumente sollte bei separaten Büroräumen die Tür auch immer abgeschlossen werden, wenn man das Büro verlässt. Wenn keine abschließbaren Türen vorhanden sind, lassen sich Dokumente und Laptops auch gut in verschließbaren Schränken und Rollcontainern verstauen. Solche Probleme mit Untermieter:innen sind aber äußerst selten, vor allem weil du sie vorher beim Besichtigungstermin kennenlernst und selbst aussuchst, wer einziehen darf. Solltest du doch ein schlechtes Gefühl haben, kannst du jederzeit einfach mit den betroffenen Personen darüber sprechen, denn: Communication is key!

Tipp: Wenn man nur kurz den Platz verlässt, kann man den PC schnell sperren. Ganz einfach mit der Tastenkombination: “Windows”+”L” oder “Control”+”Command”+”Q”.

In Bürogemeinschaften ist datenschutzkonformes Arbeiten möglich

Die Bedenken bezüglich der Datensicherheit, die beim Gedanken an eine Bürogemeinschaft ausgelöst werden, können unter Beachtung der oben genannten Tipps aus dem Weg geräumt werden. Wir haben euch diese Tipps nochmals als Checkliste unten zusammengefasst. Damit steht dem datenschutzkonformen Arbeiten in einem Shared Office nichts mehr im Wege.

Auch Katharina sagt: “Generell lässt sich sagen, dass die Einhaltung datenschutzrechtlicher und datensicherheitsbezogener Anforderungen auch im Shared Office möglich ist und kein Hindernisgrund für eine Untervermietung per se darstellt”

Ein abschließender Tipp von Katharina

Grundsätzlich ist zu empfehlen, dass das Thema Datenschutz und -sicherheit schon im Vorfeld bedacht werden sollte und entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen bereits vorhanden bzw. vorbereitet sein sollten, bevor Untermieter:innen einziehen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch die Sensibilisierung der Mitarbeiter:innen, d.h. Mitarbeiter:innen sollten hinsichtlich der Besonderheiten im Shared Office und den richtigen Verhaltensweisen geschult werden. Dies inkludiert z.B.:

Clean Desk Policy
Schlüsselmanagement
Strikte Trennung von IT-Geräten bzw. deren Nutzung
Abschließbare Schränke und Sichtschutz

Praxisbeispiel: Datensicherheit im Shared Office bei datenschutzexperte.de

“Auch wir haben die für unsere Situation passenden und bereits erwähnten Maßnahmen umgesetzt wie bspw. die Einrichtung eines eigenen Netzwerks für die Untermieter:innen. Wichtig war für uns auch, bereits bei der Entscheidung, ob wir einen Büroraum untervermieten, die Gegebenheiten und die Bedürfnisse unseres Untermieters mit Hinblick auf den Datenschutz genau zu betrachten. Die Voraussetzungen waren bei uns sehr gut: Unser Untermieter nutzte keine Meetingräume und aufgrund der Lage der Büroräume und der zu dieser Zeit wenigen Mitarbeiter vor Ort konnten wir eine weitestgehende Trennung zwischen dem Arbeitsbereich unseres Untermieters und unserer eigenen Bereiche sicherstellen.”

Checkliste: Mehr Datensicherheit in einer Bürogemeinschaft

Das Internet kann gemeinsam genutzt werden, ohne dass firmeninterne Daten für jede:n ersichtlich sind, indem verschiedene Zugangspunkte im Netzwerk erstellt werden. Wer sich extra absichern möchte, kann einen extra Zugang anlegen.
Achte darauf, dass wichtige Unterlagen in Papierform nicht offen auf dem Schreibtisch liegen bleiben. Verschließe diese sicher in abschließbaren Schränken oder Rollcontainern.
Clean Desk: Halte Arbeitsplätze frei von Unterlagen
Dokumente mit vertraulichen Informationen gehören nicht in den Papierkorb, sondern sollten mittels eines Aktenvernichters entsorgt werden.
Personenbezogene Daten und interne Informationen in digitaler Form kannst du mithilfe von Blickschutzfolien für deinen Bildschirm vor unbefugten Blicken schützen.
Du möchtest kurz deinen Arbeitsplatz verlassen? Dann sicher deinen Laptop mit einer Passwortsperre oder nimm deinen Laptop ganz einfach mit.
Führe vertrauliche Telefonate außerhalb der Hörweite anderer Untermieter:innen.
Nach Feierabend sollten alle Unterlagen und Laptops in abschließbaren Schränken verstaut werden. Auch die Büroräume sollten verschlossen werden.
Bereite deine Mitarbeiter:innen auf diese Besonderheiten im Shared Office und die richtigen Verhaltensweisen vor

Du hast noch freie Räume im Büro?

Philipp Hartje

Philipp ist Co-Founder & Geschäftsführer bei shareDnC, der führenden Plattform für die Vermittlung von flexiblen Büroräumen und Arbeitsplätzen. Er findet “Büroknappheit in Großstädten” muss nicht sein und möchte den Office Sharing Gedanken weiter verbreiten. Bei Fragen rund ums Thema Office Sharing und Untervermietung von Büroräumen, wende dich gerne an service@sharednc.com.

bürogemeinschaft clean desk policy datenschutz shared office