Zurück ins Shared Office - Die Vorbereitungen laufen
Seit 8 Wochen arbeiten wir als Firma inzwischen komplett im Home Office. Wir haben uns schon frühzeitig Mitte März zu diesem Schritt entschieden, um unser eigenes Ansteckungsrisiko zu reduzieren und einen Beitrag zum Abflachen der Kurve zu leisten.
Für mich als Geschäftsführer hat sich gezeigt, dass unser Daily Business, die Arbeit in den einzelnen Teams sowie das gegenseitige Informieren und 1-zu-1-Abstimmungen auch sehr gut von zuhause aus funktionieren. Bei der gemeinsamen Ausarbeitung von Strategien und Konzepten wie wir mittelfristig mit den neuen Gegebenheiten und daraus resultierenden Chancen und Risiken für uns als Firma umgehen wollen, stoßen Videokonferenzen & Co. bei uns jedoch an ihre Grenzen.
Uns allen fehlt zudem der persönliche Kontakt und das Gespräch mit den Tischnachbarn, an der Kaffeemaschine oder in der Mittagspause inzwischen sehr. Das was die Arbeit und den Spaß dabei ausmacht sind eben nicht nur Kundengespräche, die Entwicklung neuer Produktfeatures oder die Aktualisierung des Finanzplans.
Ab wann sollte man zurück in Shared Office gehen?
Da das kurzfristige Krisenmanagement nun Schritt für Schritt dem Blick nach vorne weicht und wir davon ausgehen, noch eine längere Zeit mit Abstands- und Hygienemaßnahmen zu leben und zu arbeiten, haben wir uns in den letzten zwei Wochen intensiv damit beschäftigt, wie wir unseren Weg in die “neue Normalität” am besten gestalten.
Eine Umfrage in unserem Team hat ergeben, dass die Hälfte gerne möglichst schnell wieder im Büro arbeiten möchte. Für uns ist entscheidend, dass sich jeder persönlich wohl damit fühlt wieder ins Büro zu kommen und daher ist erstmal jedem selber überlassen, ab wann er die Möglichkeit wahrnehmen möchte. Diese Woche starten wir erstmal mit der Hälfte des Teams.
So organisieren wir unsere Rückkehr als Bürogemeinschaft
Gemeinsam mit meiner Kollegin, die bei uns für das Office Management verantwortlich ist und unter Einbeziehung unserer Heads haben wir einen Plan aufgestellt, wie wir die Rückkehr organisieren, welche Arbeitsschutzmaßnahmen wir wie umsetzen und was sich daraus für ToDos ergeben. Unseren Plan könnt ihr euch hier anschauen, vielleicht hilft er dem ein oder anderen von euch ja bei der Planung seiner Rückkehr ins Büro.
Da wir unser Büro wie viele von euch mit anderen Firmen teilen, haben wir vorletzte Woche eine Videokonferenz mit allen anderen Firmen organisiert, um unsere Vorstellungen bzgl. der Maßnahmen vorzustellen und gemeinsam abzustimmen. Hygiene, Abstand und auch die Nachvollziehbarkeit möglicher Infektionsketten funktionieren schließlich nur, wenn sich alle, die in einem Büro arbeiten, gemeinsam an die Maßnahmen halten.
Nachdem Desinfektionsmittel, Sprühflaschen, Seife, Tücher etc. bestellt und geliefert waren, haben wir uns Ende letzter Woche zu zweit im Büro getroffen, um das Büro vorzubereiten. Die notwendigen Utensilien wurden am Eingang, in den Büroräumen sowie in allen gemeinschaftlich genutzten Räumen verteilt und die entsprechenden Hygieneregeln aufgehängt. Unsere Aushänge könnt ihr euch hier anschauen.
Um gar nicht erst in Verlegenheit zu kommen Abstände nicht einzuhalten, haben wir die überflüssigen Stühle aus dem Meetingraum und dem Essensbereich entfernt und Markierungen aufgeklebt. Es werden uns sicherlich noch einige Dinge auffallen, die fehlen oder anzupassen sind, aber für den Start sind wir erstmal gerüstet
Wichtig ist jetzt ein langsames Vorgehen
Im ersten Schritt und da wir aktuell noch in Kurzarbeit sind, werden wir das Büro erstmal nur an zwei Tagen in der Woche nutzen. Um die Kontakte noch zu beschränken, kommen die Kollegen aus Sales, Account Management und Customer Service an einem Tag und Marketing und Product am anderen. An einem der Tage kommen zudem alle Heads, damit wir uns bzgl. der abteilungsübergeifenden Themen zusammensetzen können.
Ich bin sehr gespannt und freue mich sehr auf die ersten Tage im Büro nach so langer Zeit. Wir werden wahrscheinlich noch lange mit einem Mix aus Home Office und Büroalltag mit besonderen Hygiene- und Abstandsregeln arbeiten. Ich bin zudem überzeugt, dass auch bei uns Home Office auch nach Corona eine wichtigere Rolle spielen wird als vorher. Aber die Erfahrung der letzten 8 Wochen zeigt mir auch, dass ein gemeinsames Büro ein ganz entscheidender Faktor für den Erfolg, die Kultur und den Zusammenhalt einer Firma ist. In den nächsten Wochen werden wir euch an unseren Erfahrungen und Erkenntnissen bezüglich der Rückkehr ins Shared Office teilhaben lassen.
Philipp Hartje
Das Berliner Startup Intertempi hat übrigens eine clevere Lösung gebaut, wie ihr einfach die Nutzung eures Büros in Corona-Zeiten managen und auch alle Anwesenheiten etc. digital erfassen könnt. Falls ihr euch die Lösung mal anschauen wollt, findet ihr hier alle wichtigen Informationen.