Die besten Zeiterfassungstools 2019
Arbeit ist heutzutage so flexibel und abwechslungsreich wie noch nie. Umso wichtiger ist es hier den Überblick über die investierte Zeit zu behalten. Besonders für Agenturen ist es absolut notwendig, dass sie die für ihre Kunden aufgewendete Arbeitszeit systematisch protokollieren – schließlich können sie nur so korrekte Rechnungen schreiben.
Was früher über Stempeluhren ablief, geht heute über moderne Softwarelösungen. Diese sind nicht einfach nur „digitale Stempeluhren“, die die Arbeitszeit erfassen, sondern bringen darüber hinaus auch viele weitere praktische Features mit sich, die vor allem digital agierenden Startups ihre Arbeit ungemein erleichtern und ihnen lästige Bürokratie abnehmen. Im Folgenden werden die besten Zeiterfassungstools 2019 vorgestellt und was diese auszeichnet.
Welche Features bieten moderne Zeiterfassungstools
Dass Arbeitszeiten erfasst werden müssen, ist selbstverständlich. Ebenso, dass sie nach Projekten aufgeschlüsselt werden müssen, um korrekte Rechnungen schreiben zu können. Was leider nicht allen klar ist, ist, dass es dafür weitaus bessere Lösungen gibt als die gute alte Excel-Tabelle.
Moderne Zeiterfassungstools bringen unter anderem folgende Features mit, wobei der genaue Umfang natürlich von Software zu Software variiert:
Moderne Zeiterfassungstools erfassen somit nicht nur Zeit, sondern sparen sie auch, indem sie den bürokratischen Aufwand drastisch reduzieren. Ein weiterer Vorteil ist ihre Flexibilität. Neue Zeiterfassungstools gliedern sich perfekt in den jeweiligen Workflow ein und lassen sich von überall, ob per Browser-Applikation, Standalone-Lösung oder Mobile App, bedienen. Manche lassen sich sogar in die bevorzugte Projektmanagement App, sei es nun Trello oder Asana, integrieren.
Für wen eignen sich Zeiterfassungstools?
Zeiterfassungstools bieten sich gerade für Freelancer, Startups und kleine Unternehmen an – besonders, wenn hier auf ein verteiltes Arbeiten und flexible Bürolösungen gesetzt wird. Dank plattformübergreifender Software-Lösungen können Mitarbeiter so von überall und ohne großen Aufwand ihre Zeiten eintragen, ob sie nun gerade im Home Office oder im nächsten Coworking Space sind.
Worauf sollte bei der Wahl des richtigen Zeiterfassungstools geachtet werden?
Welches ist das beste Zeiterfassungstool für _mein_ Unternehmen? Die Bedürfnisse jedes Unternehmens sind unterschiedlich und dies sollte auch bei der Wahl des richtigen Zeiterfassungstools berücksichtigt werden.
Zum einen sollte nicht nur der Arbeitgeber mit dem Tool zurechtkommen, sondern natürlich auch die eigenen Mitarbeiter. Hier lohnt es sich also, die Mitarbeiter in die Entscheidung mit einzubinden. Wichtige Faktoren sind in jedem Fall eine einfache Handhabung, hohe Transparenz und natürlich der Datenschutz. Mitarbeiter wünschen sich eine flexible Gestaltung der Arbeitszeit und möchten diese natürlich auch flexibel eingeben können. Insoweit sollte ein Zeiterfassungstool die Arbeitszeit automatisch und manuell erfassen können. Wer nicht gerne die sprichwörtliche Katze im Sack kauft, kann die Tools auch vorher ausgiebig Testen: Die meisten Zeiterfassungstools bieten eine 14 bis 30-tägige Testphase an, in der alle Funktionen auf Herz und Nieren überprüft werden können.
Arbeitgeber sollten bei der Auswahl auch auf die Erweiterbarkeit des Tools achten. Während sich manche Zeiterfassungstools primär an Unternehmen mit übersichtlicher Mitarbeiterzahl wenden, sind andere speziell auf die Bedürfnisse mittelgroßer und großer Unternehmen ausgelegt. Wird eine eigene Büroimmobilie betrieben, kann auch der Einsatz von stationären Zeiterfassungsgeräten vorteilhaft sein. In heutiger Zeit bieten die mobilen Lösungen jedoch einen höheren Nutzen.
Weiterhin sollte ein zuverlässiges Zeiterfassungstool auch über ein ausgeklügeltes User- und Rechte-Management verfügen. Neue Mitarbeiter sollten schnell und unkompliziert angelegt werden und die Befugnisse jedes einzelnen Teammitglieds festgelegt werden.
- Besonders wichtig: Ein guter Support durch den Betreiber. Ein 24/7-Support, der jederzeit Hilfestellung geben und mit dringenden Fragen weiterhelfen kann, ist in jedem Fall ein starker Pluspunkt. In Bezug auf die technische Ausstattung wird in aller Regel lediglich ein schneller Internetzugang benötigt. Die Zeiterfassungstools lassen sich bequem über eine Webbrowser oder per Smartphone-App bedienen.
Hinsichtlich der Preisgestaltung sind die meisten Tools sehr variabel und richten sich häufig nach der tatsächlichen Teamgröße und den dazu gebuchten Zusatzfunktionen. Hier ist für jeden Geldbeutel das richtige dabei.
Die besten Zeiterfassungstools 2019 im Vergleich
Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die besten Zeiterfassungstools für 2019:
System | iOS App, Android App, Web, Windows | Web, Windows, MacOS | Web, iOS App, Android App | Web, iOS App, Android App | Web, iOS App, Android App | Web, iOS App, Android App, Windwos, MacOS | Web, iOS App, Android App |
Lokale Installation | x | x | x | x | x | ✓ | x |
Support | Hilfefunktion, Kontakt (Telefon, Formular, Email), API-Dokumentation | FAQ, Kontakt (Email, Twitter, Telefon) | FAQ, Video Tutorial | FAQ, Tutorial, 24/7 Support, Social Media | Blog, Kontakt (Formular, Telefon, Email) | Kontakt (Telefon, Email, Social Media) | FAQ, Magazin, Kontakt (Telefon, Email), Video Tutorial |
Testphase | 14 Tage | 30 Tage | 30 Tage | 14 Tage | 30 Tage | 30 Tage | 30 Tage |
Sprache | Deutsch | Deutsch | Deutsch | Englisch | Englisch | Deutsch | Deutsch |
Automatische Zeiterfassung | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Manuelle Zeiterfassung | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Rechnungsstellung | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Anrechenbare
und nicht anrechenbare Stunden | ✓ | x | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Budgetierung | x | x | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Integration von anderen Tools | x | x | x | ✓ | ✓ | ✓ | x |
Besonderheiten | Live-Synchronisation mit Account, erfasst Arbeits- und Projektzeit, zieht Pausen automatisch ab | Excel-Import,
teamfähig | Projekt- management, Kunden- verwaltung, Mitarbeiter- verwaltung | Time Tracking, GPS Tracking, teamfähig | Time Tracking, teamfähig, Projekt-management | Projektzeit-erfassung, Urlaubs-verwaltung, modulare Zeiterfassung | Projektzeit-erfassung, Fahrtenbuch, zentrale Administration, Synchronisation, Backups |
Preisstufungen | Kostenlos im Clockodo-Abo, bis 10 Nutzer 6,50 € pro Nutzer, ab 11. Nutzer je 3,50 € | Pro Nutzer 5,00 € / mlt., Mengen-rabatt ab 15 Nutzer | Business 5,00 €, Business Pro für Teams 10,00 € | 1 User 5 US-Dollar, Premium 10 US-Dollar | Kostenloser Test für 1 Person und 1 Projekt, Solo 12 US-Dollar für 1 Person und unbegrenzte Projekte, Team 12 US-Dollar/Person | Firmenaccount monatlich 15,00 € | Regular 8,00 € pro Nutzer / Monat, Plus 29,00 € / Monat Basispreis + 8,00 € / Nutzer, Enterprise 79,00 € / Monat Basispreis + 8,00 € / Nutzer |
Clockodo
Clockodo ist ein deutsches Zeiterfassungstool, dass sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen richtet. Mit Clockodo können Arbeitszeiten einfach und bequem per Stoppuhr erfasst werden. Dabei unterstützt der Anbieter den Webzugang und bietet eine App-Lösung an. Es lassen sich individuelle Berichte für den Unternehmer, Kunden und auch den Mitarbeiter erstellen.
In Bezug auf die Arbeitszeiterfassung werden auch Überstunden, Krankheitstage, Urlaub sowie Pausen berücksichtig. Über Fehlzeiten kann der Existenzgründer informiert werden und diese genehmigen. Eine gewisse Arbeitszeitkontrolle ist somit gegeben.
Neben einer besonderen Projektzeiterfassung können aus den erledigten Arbeiten bequem Stundenzettel für die spätere Abrechnung erstellt werden. Selbst nachträgliche Zeiterfassungen sind möglich. Die erstellten Berichte können digital signiert werden und bieten somit noch mehr Sicherheit.
Clockodo bietet eine Vielzahl an Schnittstellen und stellt auch eine programmierbare API zur Verfügung. Dieses Tool kann 14 Tage kostenlos getestet werden. Pro Nutzer und Monat fallen 6,00 Euro an. Ab dem 11. Mitarbeiter reduziert sich der Preis auf 3,50 Euro. Damit liegt es im unteren Preissegment und kann dank seiner zahlreichen Features durchweg empfohlen werden.
Mite
Mite ist ein Zeiterfassungstool, welches eine Vielzahl an Auswertungen anbietet. Es eignet sich an Freiberufler und Teams. Die Arbeitszeiten können manuell erfasst werden oder über die mitlaufende Stoppuhr. Dieses Tool ist für Webbrowser oder als App für Smartphones bzw. Tablets konzipiert.
Dank des übersichtlichen Reports haben Existenzgründer alle wichtigen Daten sofort im Blickfeld. So werden die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter sowie des gesamten Teams angezeigt. Es lassen sich maßgeschneiderte Stundenzettel erstellen und die Daten auf Wunsch für andere Fakturierungssoftware exportieren.
Eine zuverlässige Benutzer- und Rechteverwaltung darf hier natürlich nicht fehlen. Selbst eine API-Schnittstelle für Programmierer wird mitgeliefert.
Mite kann 30 Tage kostenlos getestet werden. Danach fallen pro Monat und Nutzer 5,00 Euro an Benutzungsgebühren an. Interessant ist, dass nur für aktive Nutzer Gebühren anfallen. Ist jemand für eine Monat abwesend, liegen seine Daten im Archiv, werden aber nicht berechnet.
Mite zeichnet sich als funktionelles und preisgünstiges Zeiterfassungstool aus und kann weiterempfohlen werden.
Jephi
Jephi ist ein umfangreiches Zeiterfassungstool, welches vollständig online arbeitet. Hierin ist ein Projektmanagement, ein Rechnungstool, CRM und ein Statistiktool enthalten. Mithilfe der integrierten Abrechnungsfunktion können Mitarbeiter und Teams zuverlässig entlohnt werden.
Im Rahmen des Projektmanagements lassen sich Todo-Listen erstellen. Mithilfe des CRM werden wichtige Kundendaten verwaltet. Kernpunkt ist die Mitarbeiterverwaltung, wobei jeder Teilnehmer einen eigenen Account erhält. Darin kann man als Existenzgründer Aufgaben zuweisen und diese über die Online-Zeiterfassung später abrechnen.
Das Rechnungstool erstellt zuverlässig die Stundenabrechnungen. Diese lassen sich wahlweise per Email an die Mitarbeiter und Kunden versenden. Damit man als Startup jederzeit die Projekte im Überblick hat, bietet Jephi eine Reihe von Statistikfunktionen.
Jephi kann kostenfrei getestet werden. Die Business-Version für Einzelpersonen kostet danach 5,00 Euro pro Monat. Die Business-Pro-Version für Teams kostet 10,00 Euro im Monat. Lauffähig ist das Tool über den Webbrowser sowie über eine App. Das Arbeitszeiterfassungs- und Verwaltungstool kann durchweg empfohlen werden.
Hubstaff
Hubstaff ist ein englischsprachiges Zeiterfassungstool für Startups und Unternehmen. Neben einer zuverlässigen Zeiterfassung (Time Tracking) ist eine solide Mitarbeiter- und Teamverwaltung gegeben. Es können umfassende Reports erstellt werden, die auch zur Rechnungsstellung genutzt werden können.
Hubstaff richtet sich an Existenzgründer, die zum Teil eine gute Kontrolle über ihre Mitarbeiter erhalten möchten. Insoweit ist auch ein GPS-Tracking für Außendienstler mit an Bord.
Das Zeiterfassungstool bietet eine saubere Arbeitszeiterfassung mit allen möglichen Fehlzeiten. Hieraus können zuverlässige Stundenabrechnungen erstellt werden. Die Anwendung läuft per Webbrowser oder per Smartphone-App.
Hubstaff kann 14 Tage kostenfrei getestet werden. Ebenso können Freiberufler bzw. Einzelpersonen die Software kostenlos nutzen. Der Basistarif mit den wichtigsten Funktionen für einen Nutzer liegt dagegen bei 5 US-Dollar pro Monat. Der Premium-Zugang kostet dagegen 10 US-Dollar im Monat.
Hubstaff ist nicht ganz so übersichtlich wie die vorgenannten Zeiterfassungstools. Zudem ist die Bedienung in Englisch gehalten. Dennoch kann dieses Tool empfohlen werden.
Harvest
Bei Harvest handelt es sich ebenfalls um eine englischsprachige Zeiterfassung. Das Tool arbeitet webbasiert und kann auch über mobile Endgeräte per App angesprochen werden. Mit Harvest lassen sich die Zeiten von einzelnen Mitarbeitern und ganzen Teams verwalten und abrechnen.
Mithilfe der umfangreichen Reportmöglichkeiten kann die Arbeitszeit einzelnen Projekten zugeordnet und zuverlässig abgerechnet werden. Nicht nur Existenzgründer, sondern auch mögliche Projektkunden erhalten jederzeit Auskunft über den Projektfortschritt sowie die geleisteten Arbeitszeiten. Damit können auch für die Zukunft Projektzeiten optimal vorausberechnet werden.
Harvest ist für Einzelnutzer mit maximal 2 Projekten kostenfrei zu nutzen. Wer unbegrenzte Projekte verwalten möchte, der zahlt im Solo-Tarif 12 US-Dollar monatlich. In der Teamversion ab 2 Personen und unbegrenzte Projekte werden 12 US-Dollar monatlich pro Teammitglied fällig.
Das Zeiterfassungstool Harvest ist nicht ganz so übersichtlich wie die weiter oben genannten Tools. Wem die englische Bedienung nicht stört, kann dieses Arbeitszeiterfassungstool auch hierzulande einsetzen.
TimeTac
TimeTac ist ein modernes Zeiterfassungstool, mit dem die Arbeitszeiten automatisch und manuell erfasst werden können. Das Tool arbeitet mit jedem Webbrowser und lässt sich auch per App bedienen. Damit kann die Arbeitszeit genau den Mitarbeitern oder Teams zugeordnet und später abgerechnet werden.
Die Zeiten lassen sich auch nachträglich noch eintragen. Hervorzuheben ist die integrierte Urlaubsverwaltung, die ebenfalls in die Stundenabrechnung integriert werden kann.
Zu den Besonderheiten gehört die sogenannte NFC-Zeiterfassung. TimeTac bietet spezielle Terminals für Unternehmen an, die per Chip oder Smartphone automatisch den Beginn der Arbeitszeit registrieren. Diese Lösung arbeitet ähnlich wie die traditionelle Stechuhr. Darüber hinaus ist aber auch die mobile Zeiterfassung möglich.
TimeTac ist in mehreren Preisstufen erhältlich. Für eine reine Arbeitszeiterfassung mit Stundenabrechnung werden 3,50 Euro monatlich fällig. Für eine Projektzeiterfassung fallen 8,00 Euro an und für eine Urlaubsverwaltung 1,50 Euro. Im Paket gibt es den Firmen-Account für 15,00 Euro monatlich.
TimeTac ist ein leistungsstarkes Tool, welches ideal für kleinere Unternehmen einsetzbar ist.
Timr
Mit Timr erhalten Sie eine praktische Arbeitszeiterfassung, eine Projektzeiterfassung, ein integriertes Fahrtenbuch sowie ein zentrale Administration. Das Tool kann über jeden Webbrowser sowie per App genutzt werden.
Bei der Zeiterfassung werden alle Fehlzeiten zuverlässig abgebildet. Selbst ein Urlaubskonto kann automatisch geführt werden. Die automatische Zeiterfassung erfolgt über eine Stoppuhr für jeden Mitarbeiter. Es können auch komplette Projekte aufgezeichnet werden.
Interessant ist das integrierte Fahrtenbuch für Außendienstler. Dabei können auch die GPS-Daten zuverlässig erfasst werden. Auf einen Budgetbericht muss hier ebenfalls niemand verzichten.
Timr ist modular aufgebaut und kann genau auf die eigenen Bedürfnisse ausgerichtet werden. Neben einer automatischen Datensynchronisation erfolgen auch regelmäßige Backups. Das Tool kann 30 Tage kostenlos getestet werden. In der Basisversion fallen 8,00 Euro pro Nutzer im Monat an. Das Plus-Paket kostet 29,00 Euro im Monat zuzüglich 8,00 Euro pro Nutzer. Schließlich gibt es noch die Enterprise-Version für 79,00 Euro im Monat zuzüglich 8 Euro pro Nutzer. Jede Version unterscheidet sich im Leistungsumfang.
Timr gehört nicht zu den günstigsten Lösungen, bietet aber eine umfassende Arbeitszeiterfassung. Das Tool kann durchweg empfohlen werden.
Fazit
Während jedes der vorgestellten Tools mit starker Leistung und einer Vielzahl praktischer Features überzeugen kann, lässt sich nicht abschließend sagen, welches das beste Zeiterfassungstool ist – denn das ist letztendlich vom individuellen Bedarf des Unternehmens abhängig. Hier gilt es, die Testphasen ausgiebig auszunutzen und in Absprache mit den eigenen Mitarbeitern herauszufinden, welches Tool sich am besten in den Arbeitsalltag integrieren lässt.
Philipp Hartje
Philipp Hartje
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